Sådan Planlægges En Virksomhedsbegivenhed

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Enhver virksomhed, der ønsker at opbygge varige forhold, skal vide, hvordan man producerer professionelle begivenheder. Uanset om du er vært for en produktlancering for 300 personer eller en medarbejderuddannelse til 15, er det nøglen til at nærme sig hver samling med en forståelse af de fem elementer i begivenhedsstyring - forskning, design, planlægning, koordinering og evaluering. Når en begivenhed er opdelt i disse håndterbare faser, er det meget lettere at konceptualisere den og trække de mange bevægelige stykker, der er nødvendige for at bringe den til live.

I en stadig mere digital verden giver virksomhedsbegivenheder folk mulighed for at forholde sig på en personlig måde og udvikle ægte forbindelser. Som et resultat er hosting af firmaarrangementer blevet vigtigere end nogensinde. Ifølge markedsførere, der er undersøgt som en del af en nylig benchmark og trendsrapport for begivenheder, er livebegivenheder faktisk den mest effektive kanal til at nå forretningsmæssige mål.

"Begivenheder giver virksomhederne en personlig måde at opbygge relationer til deres målgrupper [såvel som] at opbygge brand-anerkendelse og loyalitet, " sagde Myke Nahorniak, medstifter og administrerende direktør for Localist. "LinkedIn-meddelelser, Facebook-statusopdateringer og tweets kan ikke erstatte de meningsfulde forbindelser, der er oprettet gennem personlig kommunikation."

At være vært for en virksomhedsaffære giver dig mulighed for at styrke obligationer med nuværende kunder og partnere og tiltrække fremtidige obligationer. Her er 10 tip til, hvordan du planlægger en begivenhed, som dine deltagere ikke snart vil glemme.

1. Forstå formålet med din begivenhed

Når du beslutter dig for at være vært for en begivenhed, er dit første skridt at definere, hvad du håber at opnå.

"Det er vigtigt at kende målene og målsætningerne for den begivenhed, du prøver at fremstille, før du kan gøre noget andet, " sagde Brian Worley, kreativ direktør og ejer af B. Worley Productions.

Start med at spørge dig selv, hvorfor du er vært for arrangementet, og hvad du forventer af det. Når du har identificeret dine mål og forventninger, kan du derefter bestemme, hvilken slags begivenhed der skal resonere med dit tilsigtede publikum.

"I stedet for at tænke på det som bare en firmaarrangement, så tænk på det, som om du leverer en interaktiv brandoplevelse, " sagde Serena Holmes, administrerende direktør for Tigris Events. "Du vil have, at det skal være meningsfuldt og engagerende."

2. Indstil et realistisk budget

Du skal vide, hvor mange penge du skal arbejde med for at bestemme, hvilken slags begivenhed du kan producere. Ifølge Worley skal du tidligt vide, hvor meget du vil bruge, og derefter planlægge at bruge mindst 10% mere.

”Ting ændrer sig altid, og du skal have en pude til ekstra og uventede udgifter, der dukker op,” sagde han.

Når du har et budget, er det vigtigt at vide, hvor du skal afsætte de fleste af dine ressourcer. For eksempel, hvis du bruger flere penge på smarte dekorationer, end du gør på en dygtig teknisk besætning eller personable højttalere, kan din begivenhed muligvis ikke mangle substans.

"Valg af A / V- og teknologiteam kan gøre eller bryde en begivenhed, så vi sætter altid fokus på at ansætte et erfarent firma til at styre live præsentationer … breakout-session teknologi og fotografering, før og efter begivenheden, " sagde JJ Barnes, vicepræsident for marketing og forretningsudvikling hos enVista.

Derudover må du ikke skimpse på mad eller drikkevarer og tage højde for særlige diæterestriktioner. Selvom dette muligvis ikke synes lige så vigtigt som andre aspekter af din begivenhedsplanlægning, tilgir publikum mere fejltagelser, når de ikke er sultne eller tørste.

3. Opret en projektlinje

At designe begivenheden kræver, at du holder styr på en bred vifte af opgaver. Dette kan gøres lettere ved at oprette en masterdetaljeret tjekliste. Der er nye, teknisk kyndige værktøjer, der strømline og forenkler styringen af snesevis, hvis ikke hundreder, af små detaljer.

"Den overordnede planlægningstjekliste fungerer som et værktøj i planlægningsprocessens varighed, " sagde Valerie Gernhauser, ejer og hovedplanlægger af Sapphire Events.

Gernhauser sagde, at hendes team starter med en liste i 12 måneder ude og fungerer i trin på tjekliste efter ni måneder, seks måneder, fire måneder, to måneder, måneden af, to uger ude, ugen og dagen for begivenheden.

"At nedbryde opgavelisten som denne hjælper vores team med at forudse tidsplanen for milepæle, vi har brug for at målrette mod, " sagde hun.

For at holde din tjekliste på sporet, anbefaler Karthik Subramanian, en indholdsmarkedsfører med Paperflite, at du opretter et regneark og bruger individuelle faner til hver begivenhedskategori, såsom spillested, talere, tidsplan, dagsorden og rejser. På denne måde kan du liste hver aktivitet eller opgave, de personer, der er ansvarlige for hver del af processen og alle relevante frister.

4. Bestem dit publikum

En vigtig del af planlægningsprocessen er at definere din målgruppe. Er det din virksomheds ledere, ledere, mangeårige klienter, forretningspartnere, medlemmer af samfundet eller en kombination af et par af disse eller andre grupper? Når du kan navngive dit publikum, kan du imødekomme programmet til deres behov og interesser.

Det er altid stressende at afgøre, hvor mange gæster der skal inviteres til disse begivenheder. Ifølge Julian Jost, administrerende direktør og medstifter af Spacebase, er det imidlertid bedre at invitere for mange mennesker end for få.

"For små virksomheder ser tomme sæder og uopnåede snacks dårlige ud og er spild af penge, " sagde Jost. "I de fleste situationer vil det at have for mange mennesker dukke op ikke rigtig ødelægge en begivenhed (med nogle undtagelser, som steder med meget begrænset plads, eller hvor et tre-retters måltid er planlagt). Hvis for mange mennesker dukker op, er det også god markedsføring. Du er sikker på at oprette et brus den næste dag, og det vil føje til forventning om din næste begivenhed."

Uanset hvor lille eller stor gæstelisten er, hvad folk vil huske, er, hvordan de blev behandlet.

"Hver person, der deltager i begivenheden, er en potentiel brandambassadør eller mund-til-mund-talsperson for … din virksomhed, " sagde Gernhauser. "Det er vigtigt at gøre en betydelig indflydelse på gæstoplevelsen ved ikke at overse de finere detaljer, som hver deltager vil sætte pris på fra første hånd."

5. Vælg et tema og et format

Når du har sat dine mål og defineret publikum, er det tid til at vælge et tema eller et emne til begivenheden og bestemme det bedste format til at præsentere det for dine gæster.

For eksempel kan koordinering af en klientbegivenhed med en brancheekspert, såsom en gæstetaler, placere din virksomhed som en betroet rådgiver i stedet for kun en leverandør. Peer-to-peer-læring med klientpaneler, keynotes, rundbordstabler og breakout-sessionhøjttalere er andre populære muligheder.

"Tilby altid deltagere muligheder for at gøre noget sjovt, mindeværdigt og underholdende, som de typisk ikke ville gøre overalt eller når som helst andet sted, " sagde Barnes. "Dette kan omfatte høring fra en berømt taler, komiker eller band; spille på en utrolig golfbane; eller prøve noget nyt, spændende eller eksklusivt for første gang."

En vellykket virksomhedsbegivenhed er fordybende, mens den er uddannelsesmæssig, ifølge Worley.

”De, der er interaktive snarere end at sidde i en balsal og se en taler hele dagen, er mere succesrige, informative og sjove,” sagde han.”Vi prøver virkelig at skabe oplevelser i disse dage, der går ud over siddepladser i teaterstil, og sætter de deltagende i situationer og foran de rigtige mennesker til netværk og læring.

"Bestem, hvad du skal gøre for at gøre dette til en 'out of the box'-begivenhed, " tilføjede Worley. "Brug tiden nu på at finde ud af, hvad der adskiller din begivenhed fra lignende i din branche eller endda dem, du tidligere har produceret."

6. Vælg en passende placering

Når du har bestemt den type begivenhed, du gerne vil oprette, er det tid til at finde et sted, der giver dig mulighed for at bringe din vision til live. Det er til tider fristende at springe foran og booke et sted, som du har hørt gode ting om, eller som du ved, er et up-and-come hot spot, selvom du ikke helt har slået fast på missionen for dit arrangement. Dette er en fejl, ifølge Worley.

”Det er altid svært at sætte en rund pind i et firkantet hul, så det samme gælder en begivenhed,” sagde han. "Byg først begivenhedsarkitekturen, og find derefter det sted, der passer til alle de specifikationer, du har brug for for at få succes."

Ifølge Barnes er "placering nøglen til deltagelse." Hun anbefaler at booke et spillested i et praktisk område med en pulserende atmosfære, så deltagerne føler sig komfortable og villige til at tage pendlen.

Hvis du har et stramt budget, foreslår Jost, at du sænker dine omkostninger ved at afholde arrangementet på et mindre populært tidspunkt, hvor lokalet mere sandsynligt er tilgængeligt, såsom at arrangere en medie morgenmad en mandag formiddag.

"Sørg for at involvere lokalsamfundet så meget som muligt, " sagde Gina Argento, præsident og administrerende direktør for Broadway Stages. "Vi bruger altid lokale leverandører til cateringbehov, forskellige huslejer og mange andre vigtige aspekter. Ved at gøre dette støtter vi lokalsamfundet og giver dem muligheden for at netværke og udvide deres forretninger."

7. Planlæg dagens logistik

For at have en vellykket begivenhed skal du identificere, dyrlæge og indgå alle de nødvendige begivenhedsspecialister. Dette kan omfatte cateringfirmaer, audiovisuelle teknikere, printere, dekoratører, fotografer, blomsterhandlere og sikkerhedspersonale for blot at nævne nogle få. Selvfølgelig skal du også booke talere og præsentanter, inklusive fremtrædende figurer, eksperter eller påvirkere, der bedst kan kommunikere de ideer, du gerne vil cirkulere gennem hele samlingen.

For at sikre, at alt stemmer overens med din plan, skal du bestemme en tidslinje for begivenheden og sørge for, at alle på dit team ved, hvilke aspekter af dagen de er ansvarlige for at styre.

Du er nødt til at arbejde meget bevidst for at skabe en balance mellem at holde deltagerne engagerede og give dem en vis frihed i deres tidsplan.

”Folk keder sig let,” sagde Jonathan Chan, leder af marketing hos Insane Growth. "Hvis der ikke er nok variation til at holde dem interesserede, har du dybest set brugt en masse penge på en forfængelighedsbegivenhed."

Du ønsker dog ikke at jakke sammen tidsplanen. Der skal være spillerum i rejseplanen for at håndtere uventede forekomster, der kan opstå. Derudover har dine deltagere brug for tid til sig selv til at behandle det, de lærer, genoplade og få forbindelse til andre deltagere.

”Efterlad en vis åndedrætsplads for deltagerne til netværk,” sagde Subramanian.

Når du beslutter, hvordan du indpakker din dag, skal du springe over de typiske salgsfremmende gaver med firmaets logo og tænke på gaver, der har stor indflydelse med et lille fodaftryk. En meget bedre idé er et digitalt hjem, ifølge Jost.

”Det kan være en salgsfremmende kode, der giver gæsterne en rabat, eller det kan give adgang til onlineindhold fra begivenheden, som fotos og videoer,” sagde han. "Det kan også omfatte muligheden for at registrere sig på forhånd til den næste begivenhed. Giv gæsterne et incitament til at holde kontakten."

8. Markedsfør din begivenhed

Hvis folk ikke kender til din begivenhed, dukker ingen op, så det er bydende nødvendigt at finde kreative måder at få ordet ud på. Til en lille begivenhed med en begrænset gæsteliste kan du blot sende invitationer, men du skal være dristig til større begivenheder.

"I nutidens digitale tidsalder kræves en række salgsfremmende metoder for at generere deltagelse, " sagde Barnes. "Vi starter typisk med at e-maile vores database, placere annoncer i branchens nyhedsbreve, tilføje vores begivenhed til branchefortegnelser og kataloger og opfordre vores salgsteam til at promovere [vores konference], når vi besøger klienter eller partnere på stedet."

Derfra kan du promovere på sociale medier og få dit team til at sprede ordet. Opret et begivenhedswebsted eller mindst et nyt destinationsside på dit nuværende websted. Din social media marketing kan også omfatte promo videoer, gæst blogindlæg og Facebook, Instagram eller Twitter opdateringer. Oprethold ensartethed ved at bruge det samme håndtag og hashtag på tværs af platforme og konsekvent beskeder, så det er altid tydeligt, at brummer handler om en bestemt begivenhed.

Du kan også udforske mulige sponsormuligheder til dit arrangement. Sponsorer kan finansiere en del af begivenheden, hvilket hjælper dig med at bekæmpe omkostningerne. Mere vigtigt er, at sponsorer har en interesse i at promovere din affære. Brainstorm en liste over ideelle sponsorer, hvis brand, mission eller tjenester supplerer din begivenhed på en eller anden måde. Du kan udvikle en række sponsorpakker og nå ud til dem om potentielle partnerskabsmuligheder. Dette fungerer bedst, hvis du fokuserer din tonehøjde for at fremhæve værdien af deltagere til potentielle sponsorer.

"Vi samarbejder med mediesponsorer for at tale under vores begivenheder, " sagde Barnes. "Det er en win-win-situation, da de får 'gratis' reklame og mindshare til gengæld for at offentliggøre vores begivenhed."

9. Gør brug af teknologi

Borte er dagene med besværlige milelange lister for at spore alle bevægelige dele af en begivenhed. I dag er der masser af softwareplatforme og apps til begivenhedsadministration (hvoraf nogle tilbyder et gratis baseprodukt), der gør alt fra at give sømløs indtjekning på stedet af deltagere til at forbedre appellen til workshops og præsentationer med simuleringer og virtual reality-spil.

Brugen af begivenhedsapps kan hjælpe dig med at strømline planlægningen markant og øge engagementet blandt deltagere, ifølge Nick Jackson, CMO hos HelloCrowd.

"Begivenhedsoplysninger kan hurtigt udfyldes via regnearkskabeloner og offentliggøres øjeblikkeligt i en eksisterende app til begivenhedscontainer, eller begivenhedsteam kan oprette deres egen begivenhedsapp, der er tilpasset til brug og kan bruges til flere arrangementer og konferencer hele året rundt, " sagde Jackson. "De fleste begivenhedsapps har funktioner, der holder deltagerne opdaterede med al den information, de har brug for, op til begivenheden og under den, og det giver dem mulighed for at give feedback til talerne og arrangørerne."

Interaktive funktioner, såsom live polling og session Q&A, kan let vises på store skærme i lokaliten, og nogle apps har gamificationfunktioner, såsom fangejagt. Du kan gøre højttalerglasbilleder tilgængelige for deltagere, så længe de er i det rigtige format ved blot at uploade dem til begivenhedsappen.

Begivenhedsstyringssoftware holder dit projekt på sporet, men det gør det også lettere at samarbejde med leverandører og andre kreative partnere.

"Effektivisering af kommunikation mellem alle parter ved hjælp af et projektstyringssystem, som vi alle kan samarbejde om, har været enormt nyttigt til at skære ned frustrationerne ved at stole på e-mail-kommunikation alene, " sagde Gernhauser, der bruger Basecamp, et populært skybaseret projektstyringssystem, og Social Tables, en anden webbaseret platform til begivenhedsplanlægning, der er kendt for dens arrangement-diagrammer og siddepladser.

10. Fejr og evaluer din succes med begivenhedsplanlægning

Hvis din begivenhed gik uhindret, tillykke! Du er ikke færdig endnu. Nu er det tid til at indpakke eventuelle løse ender, såsom at sende endelige betalinger til leverandører, afstemme din økonomi og gennemføre en post-event debrief med dit team.

Det vigtigste er, at du ønsker at indsamle feedback fra gæster. Hvis du brugte en app til begivenhedsplanlægning med en feedbackindstilling, kan du bruge den til at stille spørgsmål til deltagerne. Disse oplysninger hjælper dig med at bestemme, om begivenheden opfyldte dine oprindelige mål, og hvilken indflydelse, hvis nogen, den havde på de deltagende. Du kan derefter dele disse oplysninger med alle relevante interessenter, så der kan planlægges en passende opfølgning. De lektioner, du lærer, hjælper dig med at forbedre din planlægning til den næste begivenhed.