Sådan Bruges Microsoft-formularer Til Små Virksomheder

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Microsoft Forms er en af de mest basale, men alligevel nyttige og kraftfulde apps i Microsoft Office-pakken. Det er en smule unheralded, da mange strømbrugere elsker Word og Excel og holder sig til disse apps dagligt. Forms giver stadig en overraskende funktionalitet for virksomheder, der kan omdanne, hvordan du indsamler og sporer information.

I formularer kan du oprette en formular eller en quiz. De to kan forekomme ens, men den grundlæggende forskel er, at en formular bruges til at indsamle information eller gennemføre en undersøgelse, mens en quiz er beregnet til at teste deltagerne, og hvert svar kan indeholde et specifikt antal point. En quiz giver dig også mulighed for at give feedback til deltageren (sig, om de valgte det rigtige svar).

En af grundene til, at formularer er så nyttige, er, at den er enkel at bruge. Der er ingen programmering involveret, så kodning og tekniske færdigheder er ikke påkrævet. Du kan nemt oprette formularer og derefter spore resultaterne. Formularer kan deles via e-mail, som en del af et websted, som et link eller endda ved hjælp af en QR-kode, som nogen kan scanne med deres telefon. Her er de grundlæggende trin til at oprette en form og derefter nemt spore resultaterne, alt sammen i en overraskende intuitiv interface.

1. Opret en ny Microsoft-formular

Når du vil oprette en ny form, skal du gå til Forms.office.com eller klikke på ikonet i Office-appen (enten skrivebordsversionen eller online). Klik på muligheden for at oprette en ny form eller en ny quiz. Grænsefladen på dette tidspunkt ser den samme ud, selvom quizzen har et par ekstra muligheder, såsom at tilføje de point, der er tildelt til hvert svar. (For en quiz kan du også tilføje matematisk ligning.)

De grundlæggende trin er også de samme. Du vælger den type spørgsmål, du ønsker, såsom multiple choice, tekstsvar, bedømmelse, datointervaller og et par andre, mere tekniske muligheder. De flere poster i teknisk form vises i menuen og inkluderer ting som en måde at rangordne svar på, en tabel og en Net Promoter Score-indstilling. Alle disse valg er tydeligt præsenteret og leder dig gennem konfigurering af indstillingerne eller, for en quiz, at tilføje et point i alt.

Det, der er forbløffende ved Microsoft Forms, er, at du dybest set er færdig på dette tidspunkt - du kan oprette ultra-enkle formularer (f.eks. Spørge teammedlemmer, hvilken dag du skal holde et statusmøde) eller utroligt komplekse, der indsamler oplysninger fra jobansøgere. Formularer får dig ikke til at gemme dit arbejde, udføre nogen programmering eller endda forberede din formular til faktisk brug. Når du har tilføjet spørgsmålene og valgene, er du færdig og kan dele formularen.

Dette kan være så simpelt som at vælge indstillingen Del og kopiere linket til din form. Hvis du vil køre en undersøgelse om tilfredshed med din virksomhed, kan du kopiere linket og dele det på sociale medier. Du kan også vælge en mulighed for kun at dele formularen med de på dit firma, der har adgang til Office, eller enhver med linket. Du kan gå tilbage og redigere enhver form eller justere temaet, hvis du har brug for det (bare klik på Tema-knappen i øverste højre hjørne).

Det kan se ud som om der skulle være mere til processen, men de fleste formularer tager faktisk kun et par minutter at oprette og derefter et par minutter at dele via e-mail eller andre metoder.

2. Spor resultaterne

Hvis det er enkelt at oprette en ny form, er sporing af resultaterne endnu mere ligetil. For den aktuelt valgte formular skal du klikke på fanen Svar og se resultaterne.

Lad os for eksempel sige, at du opretter en ny form for at spørge medarbejderne om et nyt projekt og deres meninger om retningen. Du kan se alle svarene og gennemgå et diagram, der viser de givne svar. Du kan også gennemgå gennemsnitstal og individuel score for en quiz.

Microsoft Forms giver dig mulighed for at åbne resultaterne i Excel - bare klik på indstillingen i appen. Dette åbner alle svarene i et regneark, som du kan gennemgå, dele eller endda redigere efter behov. I et regnearkformat kan du beslutte at repræsentere dataene ved hjælp af et diagram eller spore svarene fra flere formularer, du har oprettet (ved hjælp af en fane til hver enkelt).

For at spore yderligere formularer skal du klikke på applikationsnavnet Formularer øverst til venstre. Her kan du gennemgå alle de formularer, du har oprettet, og derefter spore svarene til hver enkelt. En ulempe, der skal nævnes her, er, at formularer ikke giver en mere robust motor til at spore en gruppe af formularer - sig, indsamle dataene fra flere undersøgelser eller spørgeskemaer, og derefter samle alle disse oplysninger til en formsammendrag. Som nævnt kan du dog gøre dette manuelt i Excel.