Sådan Forbedres Din Virksomhedsskrivning

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Hvis du arbejder i erhvervslivet, ser du måske ikke professionel skrivning som kritisk. Når alt kommer til alt involverer de reelle udfordringer fortjenstmargener, fastholdelse af medarbejdere og marketing. Det er muligt, at du alligevel ansætter nogen til at skrive marketinglitteratur eller sociale medieindhold.

Effektiv kommunikation er dog meget vigtig i erhvervslivet. Uden god kommunikation - især med kunder og forretningspartnere - risikerer du at starte et projekt, udvikle et nyt produkt eller starte et nyt strategisk initiativ på en måde, der fører til blindgyde. Kunder forstår ikke dine forretningsmæssige mål, og det tager kun en dårligt skrevet e-mail for at skabe en følelse af forvirring og frustration.

Disse tip er beregnet til at gøre en øjeblikkelig indflydelse på, hvordan du kommunikerer, startende med din næste e-mail. De er designet til mennesker, der allerede er overbelastet med opgaver. Hvis du følger disse grundlæggende retningslinjer, vil du opdage, at folk forstår, hvad du mener, og hvad du vil gøre, og de vil endda kommunikere mere effektivt med dig.

1. Lær det grundlæggende ved god forretningsskrivning

Der er en alvorlig misforståelse omkring god forretningsskrivning. Brug af kompliceret frasering, at stole på ejendomsmæssige vilkår og lyde smart og kyndig kan virke som god praksis, men de skaber bare forvirring. En bedre tilgang er at skrive klart og kortfattet. Angiv, hvad du virkelig mener, og ikke bekymre dig for at lyde ultra-professional.

Det er bedst at undgå kompliceret frasering og skrive med en åbenlys substantiv-verb konstruktion. God skriftlig kommunikation er ofte kort og til det punkt. Start med at gøre dine sætninger kortere, og vælg et stærkt verb. Vær direkte. Den bedste forretningsskrivning flyder let og er ikke svært at læse eller forstå.

Hvis du følger dette råd og holder dig til en klar og kortfattet skrivestil, kan du blive fristet til kun at bruge denne skrivestil i "officielle" dokumenter som en markedsføringsplan. Sandheden er, at al skrivning i erhverv i disse dage er officiel, fordi det ofte er let tilgængelig. På sociale medier kan du måske tro, at et indlæg eller en kommentar er et kast, som ingen vil bemærke. Det er den første fejl, når det kommer til forretningsskrivning. Alt er tilgængeligt.

Et andet generelt tip er at holde sig til en logisk strøm. Du skifter muligvis til en klar og kortfattet skrivestil, og det er fantastisk, men hvis du springer rundt, når du skriver et dokument og ikke opretholder en åbenlys struktur for hele dokumentet, vil du stadig forvirre læseren. Et godt sted at starte er ved at lave en grov skitsering. Det bør ikke være overdrevent detaljeret - skriv blot nøglepunkterne ned, så du kan holde dig til et køreplan, når du er halvvejs gennem din e-mail, artikel eller endda et socialt post.

2. Få dine e-mails til at lyse, og prøv ikke at forklare alt i én meddelelse

Mange af os sender snesevis af e-mails om dagen. I erhvervslivet er det en af de primære former for kommunikation. Mens de generelle tip ovenfor gælder for alle dokumenter, sociale medieindlæg og e-mails, er der et par tip, der specifikt vedrører e-mail. Her er en: Hold din besked kort og enkel. Det er forbløffende, hvor mange mennesker der vil komponere en lang, kompliceret e-mail og synes, det er den bedste måde at kommunikere - pakning i alle detaljerne, som om de sender en kasse.

Det er langt bedre at holde tingene lys - som et brev på én side eller mindre. Årsagen er, at alle i erhvervslivet har travlt og distraheret. En velskrevet e-mail er ofte en, der holder sig til det grundlæggende og dækker netop det, der skal dækkes. I stedet for at inkludere alle mulige variabler, skal du bruge e-mail som en måde at starte samtalen på. Hvis det er nødvendigt, kan du lave et dybere dybd via telefon eller bruge en chat-app som Slack. Når nogen får en e-mail fra dig, skal det være let at læse og give det rigtige detaljeringsniveau.

3. Læs disse fantastiske bøger for at studere op

For alle, der ønsker at lære håndværket af at skrive uden at tage et fuldt kursus eller optjene en universitetsgrad på området, er der et par genveje, du kan tage. Den ene er at læse så meget som du kan. Jo mere du læser, jo mere vil du se, hvordan du skriver. Så længe du er opmærksom på, hvordan en historie er udformet, og hvorfor ord er arrangeret, som de er til at lave velskrevne sætninger, vil du hente det grundlæggende i enestående skrift, næsten ved osmose.

Specielt tre fremragende bøger giver dig et øjeblikkeligt løft. Dreyer's English: En fuldstændig korrekt guide til klarhed og stil er et godt sted at starte. Benjamin Dreyer, en tidligere korrekturlæser og kopieredaktør, forklarer, hvordan man skriver med en fyrrig stil.

En anden hjælpsom bog er Between You & Me: Confessions of a Comma Queen, skrevet af Mary Norris, en tidligere kopieredaktør på The New Yorker. Endnu en gang fungerer den blæsende stil og de sjove anekdoter i denne bog som en skabelon til god forretningsskrivning.

For at få et ægte mesterværke om, hvordan man undersøger og skriver til forretningsformål, skal du overveje bogen Working. Denne enestående sædebog af Pulitzer-prisvinderen Robert A. Caro dækker det grundlæggende inden for forskning, samtale og skrivning og er rig på detaljer og giver nogle af de bedste råd, du vil læse om effektiv kommunikation.

4. Opret en skriveprøve til en jobansøgning

Der kan være tidspunkter, hvor du skal indsende en skriftlig prøve til en jobansøgning. Alle tip ovenfor gælder stadig, selvom der er et par ting at bemærke. Den ene er, at en skriveprøve skal udformes med mere præcision, og det betyder redigering og redigering. Den bedste skrivning, i det mindste med hensyn til de mere officielle indsendelser, du måtte udgive til en jobansøgning eller til indholdsmarkedsføringsformål, redigeres grundigt. Det er en mejslingsproces, hvor du reviderer teksten igen og igen.

For enhver skriveprøve er det også en god ide at tænke på strukturen i stykket, og hvis det kommunikerer nok om emnet. Dette er en fin balance - inklusive tilstrækkelig detaljer, så det er en komplet prøve, mens der ikke medtages nogen fremmed information.

5. Undgå disse almindelige forretningsfejl ved skrivning

Ud over at skrive på en enkel og kortfattet måde, undgå jargon eller komplicerede udtryk og følge en åbenlys struktur, ønsker du at undgå fejl i amatørskrivning.

En åbenlyst fejltagelse er passiv stemme. Sammenlignet med aktiv stemme ("den brune ræv sprang over loggen") bruger passiv stemme en kompleks sætningsstruktur, der er svær at læse ("loggen blev sprunget af den rune ræv"). Denne skrivefejl er overraskende almindelig og gør forretningskommunikation forvirrende.

For et andet eksempel kan det virke indlysende, at du skal bruge perfekt grammatik i forretningsforfattere, men for mange mennesker skriver uden at tænke over reglerne. Vær opmærksom på almindelige grammatikfælder som blanding af dine pronomen (at sige "han" og derefter "de" for at henvise til det samme emne, for eksempel) eller bruge den forkerte verb tid ("gøre" versus "gjorde, " for eksempel). Hvis der er nogle få, der rutinemæssigt rejser dig op, skal du lave en liste over dem, så du kan forblive mentalt opmærksom på dem, mens du skriver på arbejdet.