Sådan Bliver Du En Bedre Projektleder

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Specialister i en effektiv organisation arbejder som tandhjul i et hjul, der alle gør deres stykke for at tømme et færdigt produkt eller en service. Der er dog nogle monumentale opgaver uden for et virksomheds rutinemæssige aktiviteter, der inviterer til deres egen form for ekspert: projektlederen.

Hvad er en projektleder?

En projektleder er den person, der koordinerer et team for at gennemføre et mål i en given periode. Sådanne projekter kan være komplicerede og langsigtede uden for en organisations rutine eller involvere koordinering af flere hold.

Hvis dette lyder for dig som en almindelig gammel chef, skal du være opmærksom på, at selvom en chef har ansættelse, fyring og mentoringskapacitet, har en projektleder ingen sådan autoritet. Den vigtigste forskel er imidlertid, at en projektleder kun er kortvarig.

"Forholdet er midlertidigt, fordi projektet per definition slutter, " sagde Alan Zucker, grundlægger af Project Management Essentials. Mens almindelige chefer overvåger løbende drift eller fremstilling, er en projektleders opgave endelig.

Redaktørens note: Leder du efter den rigtige projektstyringsløsning til din virksomhed? Udfyld nedenstående spørgeskema for at få vores leverandørpartnere til at kontakte dig om dine behov

køberzone-widget

'Kompliceret og høj risiko'

I mange brancher er projektledere blevet lige så meget en nødvendighed som it-support eller bogføring - især hvis gigantiske projekter er deres brød og smør.

"Virksomheder, der ikke kan leve uden mindst en stor projektleder, er dem med mere komplicerede højrisikoprojekter, " sagde Laura Stringer, rektor ved niende fjerde. "Tænk fremstilling, konstruktion, teknologi, oplevelse."

Virksomheder som Google - hvor projekter som "bygger førerløs bil" er definitionen på kompliceret og høj risiko - kan have hundreder af projektledere på deres lønningsliste.

Efterspørgslen efter projektledere er stigende. Ifølge Project Management Institute er de fem brancher med den højeste forventede vækst management- og professionelle tjenester, fremstilling, finansiering og forsikring, informationstjenester og udgivelse og byggeri.

Projektledelse til små virksomheder

I modsætning til Google er det usandsynligt, at SMB'er vil have nok projekter til at retfærdiggøre en intern projektleder. I stedet indhenter mange virksomheder uafhængige entreprenører, og det er her de følgende fem trin til bedre projektstyring kommer godt med.

Tip om projektledelse

Projektstyringsprocessen bør ikke være mere afskrækkende end selve projektet. Heldigvis, for alle med et mål, der skal tackle, uanset om du har besluttet at ansætte en entreprenør eller ej, har eksperter i projektledelse nogle vigtige skridt at huske på.

1. Kig efter domæneoplevelse

Når du overvejer en freelance projektleder, skal du ikke forvente en specialist i dit felt.

"Projektledere er generalister; de har ofte ikke detaljerede tekniske færdigheder, " sagde Zucker. I stedet er projektlederens job at trække på og koordinere med specialisterne.

Hvad arbejdsgivere kan gøre er at overveje projektledere ikke for deres ekspertise, men for deres domæneerfaring. "Domæne" henviser til de områder, de har administreret, uanset om det er søgemaskineoptimering eller skyskraberkonstruktion. Projektlederen har muligvis stadig ikke svarene - for det bliver du nødt til at ansætte en konsulent - men de vil kende trinnene i processen.

"Gode projektledere kender begrænsningerne i deres tekniske viden, og hvordan de kan stille de rigtige spørgsmål, " sagde Zucker. "Jo mere domæneoplevelse projektlederen har, jo bedre er de i stand til at vide, hvilke spørgsmål de skal stille."

2. Prioriter de bløde færdigheder

Bemærk dog, at viden om domæne stadig er sekundær. Hvad projektlederen virkelig er der for, er deres ledelsesevne.

"De bløde færdigheder er langt vigtigere, " sagde Stringer. "Projektlederen skal være i stand til at få den bedste præstation ud af hvert teammedlem. De kan være nødt til at fungere som en coach og hjælpe alle med at arbejde sammen. De bliver nødt til at have nogle hårde samtaler, både med teammedlemmer og interessenter. At alle tager bløde færdigheder."

Med denne specifikke færdighedsbalance vælger flere og flere projektledere at få certificering, selvom jobbet ikke teknisk kræver det. Dets værdi kan diskuteres blandt dem i marken.

"Jeg er blevet certificeret i ca. seks år og fornyer hver gang, men kun for legitimationsopfattelsen, der opfattes, " sagde Casey Raiford, direktør for F&U hos Plex Solutions. "Jeg har faktisk aldrig brugt en bestemt ting, jeg har lært … certificeringens reelle værdi, og det er ikke-privat, er at forstå, hvordan man opretter og implementerer [en] ramme for handlinger af projekter."

Når man ansætter en projektleder, betyder certificering imidlertid ikke altid høj ydeevne, ifølge Stringer.

3. Opret et projektcharter

Forhåbentlig ved du allerede, hvorfor du påtager dig et projekt. Det er stadig godt at fastlægge dine mål i koordinering med projektlederen. Dette kaldes ofte projektcharteret.

Et charter er måske ikke altid skrevet formelt, sagde Zucker, men klienter og projektledere skal i det mindste svare på følgende spørgsmål:

• Hvorfor udfører vi dette?
• Hvad er vores mål?
• Hvad er vores mål på højt niveau?
• Hvad er vores definition af "gjort"?

Der er to fordele ved at inkludere projektlederen i denne proces. For det første har de en bedre idé om, hvad slags forventninger er realistiske.

Vigtigere er det imidlertid, at begge parter har den samme definition af succes.

"En interessent kan måske sige 'Vi vil øge trafikken til vores websted', men de vil måske virkelig øge konverteringer eller føre trafik til en app i stedet, " sagde Stringer. "Det er vigtigt at komme til hjertet af, hvorfor vi laver dette projekt for at forstå, hvad målene burde være."

4. Indstil leverancer

Når målene er beskrevet i projektcharteret, skal der indstilles specifikke målinger for at spore fremskridt.

I projektstyring omtales disse målinger som leverancer eller de kvantificerbare varer eller tjenester, der skal gennemføres. Dette kan være nøjagtigt på linje med målet (f.eks. "Bygge huset"), eller det kan være en håndgribelig milepæl i retning af at gennemføre et mål.

Uanset hvad, skal disse afregnes på forhånd, men især i sidstnævnte tilfælde, hvor der er flere variabler at overveje.

"Projektledere bør få så meget enighed som muligt på forhånd om, hvad leverancerne bliver, og hvornår de vil være komplette, " sagde Stringer. "Kommunikation er så utroligt vigtig i hele projektet, og den starter lige fra begyndelsen."

5. Evaluer projektets ydeevne

Når et mål er afsluttet, sagde Stringer, at det kan være let at springe over dette sidste trin.

"Projekter bliver lige færdige, og alle går videre til den næste, måske med en skæv evaluering et par måneder senere, " sagde hun.

For enhver chance for fremtidig forbedring er evaluering imidlertid afgørende. Dette kan opdeles i to faser. Den første er mere meta - hvordan gik selve projektet? Hvad virkede, og hvad gjorde ikke? Disse analyser er nyttige for ikke kun projektlederen, men også for klienten, især hvis de vil tage noget lignende fremover.

Den næste evaluering er en gennemgang af leverancer.

"Du ser for at se, hvordan leverancerne bevægede nålen, " sagde Stringer. "Uanset om målet med projektet var øget kundetilfredshed, forkortede produktionstider i en fabrik eller at bringe et varmt nyt produkt på markedet, måler du hvor meget noget der har ændret sig."