Sådan Vælges Det Rigtige Forretningstelefonsystem

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Hvis dette er en opgave, som dine små virksomheder planlægger at tackle i 2019, er der et par spørgsmål, du skal svare først for at komme dig selv på det rigtige spor.

1. Har du brug for et komplet telefonsystem, der inkluderer fysiske bordtelefoner, eller kan din virksomhed komme forbi med en virtuel telefontjeneste, der er afhængig af mobile enheder?
2. Hvis du har brug for bordtelefoner, hvilken type service ønsker du? Du skal vælge mellem en traditionel fasttelefontjeneste, der leveres af et lokalt eller regionalt telefonselskab, og et VoIP-system (Voice over Internet Protocol), der kører over internettet og er tilgængeligt fra en lang række udbydere.
3. Hvis du vælger VoIP, vil du huse systemet hos din virksomhed (på stedet) eller have din tjenesteudbyder vært for det (skybaseret)?

Vi hjælper dig med at besvare disse spørgsmål, men hvis du allerede ved, hvad du har brug for, og bare ønsker at se vores anbefalinger til de bedste forretningstelefonsystemer, kan du besøge vores side med bedste valg.

Redaktørens note: Leder du efter oplysninger om forretningstelefonsystemer? Brug spørgeskemaet nedenfor, og vores leverandørpartnere vil kontakte dig for at give dig de oplysninger, du har brug for

køberzone-widget

Hvis du ikke er sikker endnu, skal du læse videre. Vi udfylder dig på fordele og ulemper ved disse typer telefonsystemer:

• Virtuelle telefonsystemer
• fastnet
• VoIP
• Cloud og lokale systemer

Virtuelle telefonsystemer

• Virtuelle telefonsystemer forbinder dem, der ringer til et hovedtelefonnummer til eksterne medarbejdere på deres mobiltelefon eller hjemmetelefoner.
• Disse typer systemer fungerer som en omfattende viderestillingsløsning, hvor indgående opkald overføres til hver medarbejders mobiltelefon eller hjemmetelefon i stedet for en bordtelefon, når en kunde eller klient ringer til hovedtelefonnummeret.
• Disse systemer inkluderer en række funktioner, såsom automatiserede receptionister, voicemail, viderestilling af opkald, screening af opkald, gratis nummer og online fax.

Fordele: Denne type service giver virksomheder med offsite-medarbejdere til enhver tid mulighed for at præsentere et professionelt image. Det giver også eksterne medarbejdere adgang til en række funktioner i telefonsystemet, som mobiltelefoner og hjemmetelefoner ikke tilbyder.

Ulemper: Virtuelle systemer er ikke fulde telefonsystemer. Dine opkald behandles ofte stadig på dit mobil- eller hjemmetelefonnetværk. Dette betyder, at du bliver opkrævet for opkaldet på det virtuelle system og bruger din mobil- eller hjemmetelefonminutter. Nogle virtuelle tjenester giver dig mulighed for at foretage opkald via internetforbindelse, når du bruger udbyderens mobilapp.

Bedst til: Små virksomheder med fjernarbejdere eller enkeltpersonforetagender.

Traditionelle fastnet-systemer

• Fastnet i dette tilfælde er traditionelle telefonsystemer, typisk understøttet af et lokalt eller regionalt telefonselskab.
• Fastnet, også kendt som offentlige skiftede telefonnet (PSTN), er analoge systemer, der kører via telefonselskabets traditionelle kobberledninger.
• For at køre en fastnet-service har du brug for lokal PBX-hardware (privat filialbørs). Dette er den hardware, der bruges til at oprette flere udvidelser og give telefonsystemfunktioner, f.eks. Overførsel af opkald og opkaldskataloger.
• Nogle fastnet-systemer i dag betragtes som hybrider med VoIP-systemer. Der er en traditionel telefonlinje, der opretter forbindelse til en virksomheds datanetværk. Datanetværket i virksomheden bruges derefter til at forbinde hver enkelt telefon.
• Mange fastnet-systemer udfases af telefonudbydere.

Fordele: Fastnet-systemer er en pålidelig, tidstestet løsning, som mange virksomheder er komfortable med.

Ulemper: De fleste telefonsystemudbydere bevæger sig væk fra fastnet, hvilket gør dem vanskeligere ikke kun at købe, men at reparere, hvis noget går i stykker. Det er kun et spørgsmål om tid, før disse systemer bliver forældede.

Bedst til: Store virksomheder, der har budgettet til at betale for dem og et internt it-personale til at styre og vedligeholde dem. Nødvendigt for virksomheder uden højhastighedsinternetadgang.

VoIP-telefonsystemer

• I stedet for kobberledninger, som fastnet kører, bruger VoIP-telefonsystemer den samme internetforbindelse, som et firma allerede bruger.
• VoIP-systemer leverer et funktionssæt, som tidligere kun store virksomheder, der brugte dyre PBX-hardware, havde adgang til, såsom automatiserede ledsagere, opkaldskøer og computerintegration, som gør det muligt at sende voicemails til e-mail-indbakke og computere omgjort til softphones.
• VoIP-systemer giver fjernarbejdere adgang til en virksomheds telefonsystem fra deres mobile enheder.

Fordele: VoIP-systemer leverer et sofistikeret telefonsystem komplet med alle klokker og fløjter. Disse systemer er lette at konfigurere og konfigurere, plus de er betydeligt billigere end fastnet-systemer.

Ulemper: Disse systemer er afhængige af din internetforbindelse. Hvis du er i et samfund med plettet internet-service, fungerer denne type telefonsystem ikke for dig.

Bedst til: Små virksomheder, der ønsker funktionaliteten i et sofistikeret telefonsystem til en rimelig pris og virksomheder, der ønsker, at deres eksterne medarbejdere skal have adgang til telefonsystemet.

Hvis du beslutter, at et VoIP-system er bedst, er din næste beslutning, hvordan du vil have det hostet. Mens fastnet-systemer kræver, at du huser det nødvendige udstyr i din virksomhed, giver VoIP-systemer dig muligheden for at købe dit udstyr direkte og selvhost eller at leje udstyret fra din tjenesteudbyder og få udbyderen vært for det i skyen. [Se den relaterede historie: VoIP for Business: Why It Sense Sense]

Lokale VoIP-systemer

• Med lokale systemer er alt udstyr, der inkluderer PBX-hardware til at holde telefonsystemet kørt, indeholdt i din virksomhed.
• Lokale systemer kræver en stor kapitaludgift, da du køber udstyret på forhånd.
• Mens du betaler engangsgebyrer for al hardware med et selvhost-system, betaler du månedlige gebyrer for din SIP-trunking eller PRI-kredsløb, som er det, der giver dig mulighed for at foretage og modtage opkald.
• Dit IT-personale er ansvarlig for vedligeholdelse, reparationer og opgraderinger af systemet.

Fordele: Du har altid kontrol over din service. Du stoler på dig selv for at sikre, at den er i gang og konfigureret, hvordan du kan lide.

Ulemper: Der er en betydelig forhåndsomkostning, da du skal købe alt udstyr. Derudover har du brug for nogen på personalet, der kan servicere og vedligeholde systemet.

Bedst til: Virksomheder, der ikke har det godt med at bruge skyen og altid ønsker total kontrol over deres system og adgang til udstyr. Også godt for virksomheder med et internt IT-team, der kan oprette og vedligeholde et VoIP-system. Derudover er lokale systemer bedre egnet til virksomheder med lovgivningsmæssige eller overholdelseskrav, der kan være vanskelige at imødekomme i skyen.

Skybaserede VoIP-systemer

• Med cloud-hostede systemer er der ingen vedligeholdelse eller hardware bortset fra telefoner at bekymre sig om. Tjenesteudbyderen huser, vedligeholder og opgraderer al PBX-teknologi til dig.
• Skyen giver voksende virksomheder let mulighed for at tilføje nye linjer og giver hurtig adgang til nye funktioner.
• Virksomheder betaler typisk et månedligt gebyr pr. Bruger.

Fordele: Der er ingen PBX-hardware eller opkaldstjeneste at købe og vedligeholde. Din udbyder tager sig af det for dig. Du kan konfigurere og konfigurere systemet til din virksomhed, alt fra din computer.

Ulemper: Du har ikke kontrol over hardware. Hvis systemet går ned, skal du stole på, at din udbyder løser det så hurtigt som muligt.

Bedst til: Voksende virksomheder med et fast budget, der ikke har et IT-personale til at betjene og vedligeholde PBX-hardware. Også godt for virksomheder, der ønsker hurtig adgang til nye telefonsystemfunktioner eller har flere placeringer og vil have deres system alt sammen på en platform.

Nu hvor du kender det grundlæggende, er du måske klar til at tage nogle beslutninger. I så fald kan du tjekke vores bedste valg af forretningstelefonsystemer.

Ofte stillede spørgsmål om forretningstelefonsystem

Stadig ikke sikker på, om du endda har brug for et forretningstelefonsystem, eller om VoIP er et passende valg for dig? Intet problem. Her er nogle spørgsmål og svar, der kan hjælpe dig med at træffe en beslutning.

A: Det enkle svar er ja. Fordi så meget af en virksomheds succes afhænger af, hvordan den præsenterer sig, drager alle virksomheder fordel af et slags forretningstelefonsystem.

Det er kritisk for virksomheder at altid præsentere sig på en professionel måde. At få kunder og klienter til at nå dig på en forretningsgrænse, der ofte besvares af en automatiseret ledsager, er en fremragende måde at opnå det på.

Selv virksomheder, der ikke ønsker at bruge penge på et fuldt telefonsystem, kan stadig præsentere det billede, de leder efter, ved hjælp af et virtuelt system.

A: Det er bestemt muligt, hvis du vil investere i et virtuelt telefonsystem. Ved hjælp af et virtuelt telefonsystem kan du bruge din mobile enhed, mens du stadig præsenterer et professionelt billede.

Bare ved hjælp af din mobillinje uden et virtuelt system præsenteres et par problemer. For det første tillader det ikke din lille virksomhed at formidle et professionelt image til dine kunder. For det andet leverer mobillinjer ikke de funktioner og værktøjer, som du og dine medarbejdere finder mest værdifulde. Dette inkluderer voicemail til e-mail, viderestilling af opkald, screening af opkald, musik i venteposition og online fax.

A: Problemet med fastnet-systemer er ikke deres funktionalitet. De opererer stadig på et højt niveau. Det største problem, du vil støde på med traditionelle fasttelefonsystemer, er, at der ikke længere er nye muligheder. Dette betyder, at der ikke udvikles nogen ny teknologi til fastnet-systemer.

Der er heller ingen nye softwareopgraderinger til fastnet. Dette betyder, at du ikke har adgang til mange nye funktioner og funktioner.

Endelig er det stadig sværere at finde eksperter til at yde kundeservice og support til disse typer systemer og de dele, der skal holde fastnetsystemer i drift.

A: Beslutningen kommer virkelig ned på tilgængelige ressourcer. Ejere af små virksomheder er nødt til at overveje deres budget, om de har en voksende virksomhed, om de har et it-personale, der er i stand til at køre og vedligeholde et internt telefonsystem, og om de har adgang til en højhastighedsinternetforbindelse.

Når du vælger en telefonudbyder til din lille virksomhed, er det vigtigt at finde en service, der ikke kun har de funktioner og værktøjer, du ønsker i et telefonsystem, men også tilbyder det niveau af kundesupport, du forventer af en leverandørpartner.

Hvis du overvejer et sky-hostet system, er en faktor, du vil tænke alvorligt på, oppetid. Uptime henviser til, hvor ofte systemet er i drift. Når systemet er nede, har du ikke adgang til dine telefontjenester. De bedste udbydere har adskillige datacentre over hele verden for at minimere nedetid med tjenesten. Når du taler med forskellige udbydere, skal du spørge om deres oppetidstatistik, og om de har nogen garantier, der giver dig penge tilbage, hvis tjenesten er nede i længere tid end det garanterede beløb hver måned.

A: Der er nogle forhåndsomkostninger med cloud-hostede telefonsystemer. Du betaler sandsynligvis for IP-telefoner, der spænder fra $ 50 til $ 600 hver. Derudover opkræver nogle udbydere installations- og træningsgebyrer.

Sv.: Mange cloud-telefonsystemudbydere tilbyder virksomheder mulighed for at bruge en delt server eller betale ekstra for en dedikeret server. Denne beslutning afhænger af, om du vil have systemet udelukkende viet til dig, eller hvis du vil købe det som en service på den samme platform, som udbyderen tilbyder alle andre.

Mindre virksomheder uden mange særlige krav og tilpasninger er typisk behagelige ved at bruge en delt service, mens store organisationer med komplekse behov sandsynligvis foretrækker en dedikeret server, der leverer kvaliteten af den service og det privatliv, de leder efter.

EN: Mens nogle brugere måske er bekymrede for kvaliteten af et VoIP-system, og hvordan det lyder, er teknologien kommet så langt, at det er praktisk talt umuligt at se forskellen mellem fastnet og internetbaseret opkald.

For at sikre, at opkvalitet er klar og stærk, skal din virksomhed være opmærksom på, hvordan du opretter dit datanetværk. Du skal sikre dig, at du har tilstrækkelig båndbredde til at håndtere dit opkaldsvolumen, og at dit netværk er konfigureret til at prioritere stemmekald frem for andre typer internettrafik.

Sv.: Mens funktionsrige telefonsystemer tidligere kun blev brugt af store virksomheder, giver VoIP-indstillinger i dag små virksomheder de samme fordele. Her er nogle af de opkalds- og samarbejdsfunktioner, som du måske finder mest fordelagtige:

• Voicemail
• Voicemail til e-mail
• Voicemail til tekst
• Voice-mail-transkription
• Viderestilling
• Opkald til opkald
• Opkaldskøer
• Muligheden for både lokale og gratis numre
• Interaktivt stemmesvar
• Instant messaging mellem kontorer
• Konferenceopkald
• Automatiske ledsagere
• Ekstern opkald
• Ringgrupper
• Hjælp til telefonbog
• Overførsel af opkald
• Internet-fax
• Opkaldsrapporter
• Opkaldsovervågning
• Mistede opkaldsmeddelelser
• Videokonference
• Online-møder
• Øjeblikkelig udveksling af beskeder
• SMS-beskeder
• Integrationer med populære programmer, såsom Microsoft Outlook, Salesforce og Googles tjenester
• Internationale opkald

A: VoIP-teknologi giver medarbejderne frihed til at tage og foretage forretningsopkald overalt uden behov for en forretningsdreven mobiltelefon. Business VoIP-systemer tilbyder smartphoneapplikationer og mobilitetsfunktioner, der giver medarbejderne den fulde funktionalitet på deres bordtelefoner når som helst og hvor som helst.

Sv.: I moderne tidsalder for eksterne medarbejdere og fleksible arbejdsarrangementer er det kritisk at sikre, at medarbejderne kan nås på alle tidspunkter, uanset hvor de er. Virksomhedsejere ønsker ikke, at deres kunder og klienter skal skulle jage deres ansatte, når de har brug for dem eller, værre, overhovedet ikke være i stand til at nå dem.

Mobilitet sikrer, at dine medarbejdere altid er tilgængelige. Det giver dem også friheden til altid at være tilsluttet uden at dele deres personlige telefonnumre.

EN: Mange af nutidens telefonsystemer er fælles kommunikationssystemer. Disse systemer kombinerer stemmekald, messaging og video- eller online-møder til en tjeneste. De tilbyder også lydkonference og online-fax. Mange af dagens telefonsystemudbydere tilbyder disse tjenester på deres platforme.

Løsninger, der ikke er fælles kommunikationssystemer, er dem, der kun tilbyder stemmekald og relaterede funktioner.

Sv: Mens både lokale og hostede systemer kan understøtte organisationer med flere placeringer, kan en cloud-hostet løsning forenkle tingene.

Cloud-hostede systemer kræver ikke, at du installerer komplekst PBX-udstyr på hvert sted. Dette giver ikke kun mulighed for lettere konfiguration, men kan også spare dig for penge. Disse cloud-hostede systemer kan styres fra en online platform, hvilket også gør det nemt at bruge dem.

Klar til at vælge et forretningstelefonsystem? Her er en oversigt over vores komplette dækning:

• De bedste forretningstelefonsystemer 2019
• Bedst til små virksomheder
• Bedst til små kontorer
• Bedste virtuelle system
• Bedst til callcentre