Vejledning Til Valg Af Medarbejderovervågningssoftware

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Næsten alle har arbejdet sammen med en person, der ikke tog deres ansvar alvorligt. Uanset om de tjekker sociale medier og spiller spil på uret eller søger efter upassende indhold på virksomhedsejede enheder, er der altid ansatte, der er villige til at bruge deres computerrettigheder forkert.

Efterhånden som onlinearbejdet er vokset, har også eksterne medarbejdere og uafhængige entreprenører, hvilket forværrer behovet for at holde øje med medarbejdernes enhedsbrug. Når medarbejdernes uafhængighed øges, har arbejdsgiverne brug for en måde at sikre, at de forbliver ærlige og produktive. Det er her medarbejderovervågningssoftware kommer ind.

Medarbejderovervågningssoftware kan spore tid, beskytte følsomme data og overvåge den enkelte medarbejders produktivitet. Det kan hjælpe arbejdsgivere med at identificere problematisk brug, såsom uautoriseret websøgning eller software. Det kan endda spore ethvert tastetryk, der udføres af en medarbejder, og optage realtidsoptagelser af deres skærme. Bedst af alt, problematisk brug kan automatisk identificeres gennem brugerdefinerede regler og politikker, som administratorer kan indstille og redigere til enhver tid.

Hver gang en overtrædelse opstår, bliver administratorer automatisk underrettet og forsynet med understøttende dokumentation. Nogle medarbejderovervågningssoftware tillader endda dine administratorer at tage kontrol over en medarbejders enhed, hvis det er nødvendigt. Medarbejderovervågningssoftware er et omfattende værktøj, der giver kontrol tilbage til arbejdsgivere og gendanner ansvarlighed i den digitale æra.

Hvis du overvejer at bruge medarbejderovervågningssoftware, er der et par ting først at forstå. Denne købers guide hjælper dig med at komme i gang og styre dig mod nogle af de bedste medarbejderovervågningssoftware på markedet i dag.

Redaktørens note: Leder du efter oplysninger om medarbejderovervågningssoftware? Brug spørgeskemaet nedenfor, og vores leverandørpartnere vil kontakte dig for at give dig de oplysninger, du har brug for

køberzone-widget

Hvad er medarbejderovervågningssoftware?

Medarbejderovervågningssoftware giver administratorer et sæt værktøjer og funktioner, der sporer og registrerer medarbejderens adfærd på uret. Dette inkluderer hvilke websider medarbejdere får adgang til, hvilke meddelelser de sender, hvilke programmer de bruger og hvilke filer de åbner. Formålet med medarbejderovervågning er todelt: at sikre, at virksomhedens politikker og regler ikke overtrædes, og at sikre medarbejdernes produktivitet og ansvarlighed.

Priser for medarbejderovervågningssoftware

Medarbejderovervågningssoftware sælges typisk på en pr-bruger prismodel pr. Måned, skønt disse priser til tider udtrykkes som årlige abonnementer. Mange kræver et minimum antal brugere - eller medarbejdere der overvåges - hvilket typisk er fem men også kan være markant højere afhængigt af virksomheden. Det er dog sjældent at finde en abonnementsplan for en enkelt licens, Medarbejderovervågningssoftware implementeres normalt enten som en lokal løsning eller køres som skybaseret software. Lokale løsninger koster typisk mere upfront og kræver et IT-team til at vedligeholde en server, men de giver dig mere kontrol over dine data. En skybaseret løsning koster mindre oprindeligt og fjerner vedligeholdelsesbyrden forbundet med lokale løsninger. Imidlertid kræver skybaseret software et abonnement pr. Bruger pr. Måned og betyder, at du overdrager styring og sikkerhed af dine data til en tredjepart.

Omkostningerne ved medarbejderovervågningssoftware kan variere betydeligt afhængigt af de inkluderede funktioner og antallet af licenser, du har brug for. I vores gennemgang varierede software fra så lidt som $ 20 pr. Bruger pr. År til så meget som $ 150 pr. Bruger pr. År, skønt de fleste faldt mellem $ 40 og $ 60 pr. Bruger årligt.

Du kan også støde på installationsgebyrer med nogle virksomheder, der kan løbe så højt som flere hundrede dollars. Sørg for at bede om en prisopdeling, der inkluderer alle gebyrer og eventuelle kontraktlige krav, såsom afbestillingsgebyrer eller abonnementsgebyrer for softwareopdatering.

Endelig indeholder nogle medarbejderovervågningssoftwarepakker ekstra værktøjer til en ekstra omkostning, såsom mobillicenser eller geolocation tracking. Tilføjelser er nyttige, men øg de samlede omkostninger, så overvej, hvordan de vil påvirke dit medarbejders overvågningsbudget, før du køber.

Sådan vælges medarbejderovervågningssoftware

Når du vælger medarbejderovervågningssoftware, ønsker du at forstå, hvilke funktioner der er tilgængelige, og hvilke du virkelig har brug for. En løsning med f.eks. Alle funktioner under solen vil typisk koste mere og have en stejlere læringskurve end en, der tilbyder færre værktøjer. Du ønsker at skabe en balance mellem forståelse og effektivitet samt overkommelige priser, hvis du har et stramt budget. På den anden side, hvis du ønsker en omfattende løsning, der kan gøre det hele, er mere omfattende software noget for dig. Nogle af de funktioner, der skal overvejes, inkluderer:

• Web-side overvågning: Web-side overvågning logger de websteder, en bruger besøger, normalt inklusive den dato og det tidspunkt, hvor websiden blev åbnet. Du kan ofte oprette forbudte eller potentielt problematiske websteder og websitetskategorier. Den bedste medarbejderovervågningssoftware markerer disse tilfælde og advarer administratoren, når disse websteder er tilgængelige. Hvis en bruger konsekvent besøger disse markerede sider, vil det blive klart, at de gentagne gange får adgang til ikke-arbejdsrelateret eller forbudt indhold på virksomheds tid.
• Applikationsovervågning: Applikationsovervågning fungerer på samme måde som overvågning af websiden, undtagen med software. Hvis en bruger spiller på virksomheds tid, for eksempel eller kører programmer, der ikke er relateret til arbejde, kan en administrator se datoerne og tidspunkterne for programmerne, hvor længe de blev åbnet. Nogle software indeholder også skærmbilleder eller optagelser af sådan aktivitet.
• Live chat-overvågning: Live-chatovervågning sporer generelt live-chat-samtaler på tværs af en række platforme, inklusive messengers og sociale medier. Daterede og tidsstemplede samtaler viser hvor chatten fandt sted, hvem der var involveret og indholdet af chatten.
• E-mail-overvågning: E-mail-overvågning fungerer på samme måde som live chat-overvågning, undtagen på tværs af store e-mail-platforme. Eventuelle vedhæftede filer genskabes typisk og kan ses af administratorer.
• Overvågning af flytbart udstyr : Flytbare enheder kan være et alvorligt problem, når det gælder beskyttelse af følsomme virksomhedsdata. Med mange medarbejderovervågningsløsninger kan administratorer gennemgå, hvornår flytbare enheder blev knyttet til virksomhedens aktiver, og hvilke filer der blev downloadet og / eller uploadet.
• Keystroke logging: Keystroke logging sporer hver nøgle en bruger rammer under en session på tværs af hvert program. Daterede og tidsstemplede logfiler vises sammen med en henvisning til, hvilket program der blev brugt, og hvilken fil eller browser tastetrykkene opstod inden for.
• Skærmbilleder: Mange medarbejderovervågningssoftwareløsninger inkluderer periodiske skærmbilleder, der giver administratorer et bogstaveligt vindue til medarbejderaktivitet på et givet tidspunkt. Nogle optager endda videouddrag, så administratorer kan gennemgå nøjagtigt, hvad en bruger gjorde på ethvert tidspunkt.
• Webkameraadgang: Nogle medarbejderovervågningssoftware inkluderer fjernadgang til en brugers webcam. Administratorer kan tænde for brugerwebcams for at se, om medarbejderen er på enheden.
• Rapporteringsmuligheder: Hver softwareløsning håndterer rapportering noget anderledes. Den bedste software giver dig mulighed for at oprette brugerdefinerede rapporter, der genererer en enkel visuel baseret på dine præferencer. Nogle softwareapplikationer opretter rapporter, der sammenligner medarbejderaktivitet og inaktivitetstid med produktivt arbejde og uproduktivt arbejde.

Du ønsker også at overveje virksomhedens track record for teknisk support og kundeservice, hvis du nogensinde får et problem, der kræver deres hjælp. En lydhør virksomhed er et yderst nyttigt aktiv, især for en lille virksomhed uden en dedikeret IT-afdeling.

Vil mine medarbejdere vide, at de bliver overvåget?

De fleste medarbejderovervågningssoftwareleverandører forstår, at dine medarbejdere opfører sig anderledes, hvis de ved, at overvågningssoftware er installeret på deres computer. For at få en nøjagtig repræsentation af, hvordan dine medarbejdere opfører sig, når de tror, at ingen ser, kan medarbejderovervågningssoftware typisk konfigureres til stealth-tilstand. I stealth-tilstand er brugerne ikke opmærksomme på, at software aktivt sporer og gemmer deres opførsel, og at det er underlagt administrativ gennemgang.

Men hvad hvis du ansætter freelancere, der bruger deres egne enheder? Det er bestemt, at køre stealth-overvågningssoftware er potentielt problematisk. For freelancere kommer medarbejderovervågningssoftware ofte med en tilstand, der er synlig for brugeren og kun aktiv, når de åbner for at spore tid til dit projekt. Resten af tiden er det slukket, hvilket betyder, at freelance-brugere frit kan bruge deres enhed uden frygt for at blive set, men du kan stadig overvåge deres aktivitet, når de akkumulerer kompensation fra dig. Arbejdsgivere kan også bruge denne synlige tilstand med fuldtidsansatte, hvis de ønsker, at deres arbejdstagere skal vide, at deres opførsel spores.

Kort sagt er det normalt op til dig, hvordan du foretrækker at konfigurere softwaren. Hvis du vil skjule det, kan du installere og køre agenter i stealth-tilstand. Hvis du ønsker, at det skal være synligt, har du typisk også denne mulighed. Imidlertid gør det aldrig ondt at dobbeltkontrol med leverandøren om, at disse funktioner faktisk er tilgængelige.

Forpligtelser til databeskyttelse

Afhængigt af hvordan du implementerer medarbejderovervågningssoftware, påtager du dig muligvis yderligere forpligtelser til databeskyttelse. Efterhånden som databeskyttelseslove som den almindelige databeskyttelsesforordning (GDPR) i Den Europæiske Union og Californiens forbrugerbeskyttelseslov (CCPA) bliver mere populære, øges også risikoen forbundet med manglende behandling af følsomme brugeroplysninger.

Det samme kunne være tilfældet for medarbejderdata, hvis videregivelse kan hænge sammen med føderale privatlivslovgivninger som HIPAA. Det er vigtigt at forstå de juridiske og etiske risici ved anvendelse af medarbejderovervågningssoftware. Det er klogt at konsultere en advokat om følgerne af at indsamle potentielt følsomme medarbejderdata som en del af enhver medarbejderovervågningspolitik.