Forbliver Kompatible, Når Du Bruger Biometriske Timeklokker

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

• Biometriske tids- og deltagelsessystemer bruger fingeraftryks-, ansigts-, palme- eller iris-scanninger til at registrere arbejdstid.
• Illinois, Texas og Washington har alle love, der regulerer, hvordan biometri registreres, opbevares og bruges.
• Virksomheder i disse stater er nødt til at forstå lovene og sikre sig, at de har politikker for, hvordan samtykke indsamles, hvordan dataene gemmes, og hvordan og hvornår de ødelægges.
• Medarbejdere kan nægte at give biometriske scanninger, men arbejdsgivere kan opsige dem for det.
• Alle virksomheder skal være opmærksomme på disse love, fordi andre stater har lignende verserende lovgivning.

Der var en tid, hvor brug af et fingeraftryk eller ansigtsscanning på arbejdspladsen var forbeholdt meget følsomme job eller tophemmelige regeringsstillinger. I dag er biometri imidlertid mere og mere almindeligt i alle typer virksomheder.

Dets tilknytning til tids- og deltagelsessystemer bidrager til stigningen i biometrisk dataindsamling på arbejdspladsen. Mange af dagens systemer for tids- og fremmøde tilbyder mulighederne for at registrere medarbejdernes tid ved fingeraftryk, palme, iris eller ansigtsscanning.

Efterhånden som disse typer systemer bliver mere fremtrædende, opstår der adskillige juridiske problemer omkring brugen af dem. Mens der i øjeblikket kun flere stater har love om bøgerne, der regulerer, hvordan biometri kan bruges på arbejdspladsen, betyder det ikke, at flere stater ikke følger efter. Med det for øje sagde Kevin Kelly, en partner i Locke Lord's Labour & Employment-gruppe, at alle virksomheder skal være opmærksomme på disse problemer.

"Virksomheder skal være opmærksomme på de væsentlige krav til overholdelse, der er forbundet med implementering af biometriske tids- og deltagelsessystemer, " sagde Kelly. "En arbejdsgivers undladelse af at have et korrekt overholdelsesprogram på plads kan resultere i betydeligt ansvar."

Biometriske tids- og deltagelsessystemer

Sporing af medarbejdernes deltagelse og tid er en kritisk opgave for mange virksomheder. Uden nøjagtige poster kunne arbejdsgivere betale ansatte for den tid, de ikke har arbejdet.

Når man kender den enorme indflydelse, det kan have på deres bundlinje, har mange arbejdsgivere grøftet papirark eller gamle timeklokke til fordel for digitale tids- og deltagelsesløsninger. Disse systemer automatiserer hele tidsporingsprocessen. Det holder detaljerede realtidsdata om, hvornår medarbejderne kommer og går, som de automatisk overfører til en lønningsløsning i tide til lønningsdag.

Redaktørens note: Hvis du leder efter information, der kan hjælpe dig med at vælge det tidspunkt og det deltagende system, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores leverandørpartnere til at kontakte dig med gratis information

køberzone-widget

Disse typer systemer skærer ned på tyveri af medarbejdere. Da arbejdstagere skal klinge ind og ud hver dag, skriver de ikke blot ned, når de starter og slutter deres dag. Dette eliminerer muligheden for, at medarbejdere får betalt for tid, de faktisk ikke er på uret.

Undersøgelser fra systemudbyderens TSheets-tidspunkter viste, at næsten halvdelen af amerikanske ansatte indrømmer tidstyveri. Dette koster arbejdsgivere mere end 11 milliarder dollars om året.

Dagens tids- og deltagelsessystemer giver medarbejderne mulighed for at styre deres tid på forskellige måder, herunder via computere, mobile enheder, PIN-koder og svejse- og badge-kort. Imidlertid åbner alle disse muligheder muligheden for at slå et buddy. Buddy-stansning er, når en medarbejder klokkerer ind eller ud for en af deres medarbejdere. Undersøgelsen af TSheets fandt, at 16% af de amerikanske medarbejdere indrømmer buddy-stansning, hvilket koster amerikanske virksomheder 372 millioner dollars om året.

Den bedste måde at bekæmpe buddy-stansning er ved hjælp af biometriske ure. Et stigende antal tids- og deltagelsessystemer tilbyder nu en form for biometri. Biometriske ure tvinger medarbejderne til at slå ind og ud ved hjælp af et fingeraftryks-, håndflads-, ansigts- eller iris scan. Ved at kræve en sådan scanning fjernes en medarbejders mulighed for at slå en af deres medarbejdere ind eller ud og sikrer, at arbejdsgivere ikke betaler for tid, en medarbejder ikke arbejdede. [Leder du efter et tids- og deltagelsessystem? Se vores bedste valg og anmeldelser.]

Hvordan disse scanninger gemmes, og hvordan medarbejdere får besked om krav til biometrisk scanning og opbevaring har imidlertid åbnet en række juridiske problemer.

Aktuel biometrisk tid og tilstedeværelsessystemlovgivning

I øjeblikket har tre stater - Illinois, Texas og Washington - specifikke love om biometriske anvendelser på arbejdspladsen.

Det hotteste juridiske spørgsmål lige nu er, at flere stater (Illinois, Washington, Texas) har vedtaget love, der regulerer, hvordan virksomheder kan indsamle, opbevare og videregive biometriske oplysninger (såsom finger- eller nethindescanninger, der ofte bruges af tidssystemer), og lignende lovgivning er verserende i mange andre stater,”sagde Lauren Daming, en tilknyttet advokatfirmaet Greensfelder.

Illinois var den første, der godkendte lovgivning om emnet. Lovgivere der vedtog Illinois biometriske oplysninger om privatlivets fred i 2008. I Illinois-loven kræves der samtykke, inden der indsamles biometriske data og styrer, hvordan dataene videregives, drages fordel af, beskyttes og opbevares.

Texas fulgte efter i 2009 ved at vedtage lovgivning, der kræver, at virksomheder skal indsamle samtykke, hvis de sælger, leaser eller afslører biometriske oplysninger og fastlægger, hvordan de biometriske oplysninger gemmes og beskyttes. Det kræver også, at de biometriske data skal destrueres inden for et år efter, at de blev indsamlet.

I 2017 vedtog Washington en lov, der præciserer, hvordan biometriske oplysninger indsamles, opbevares og bruges.

Philip Gordon, der er formand for Littlers privatlivs- og baggrundskontrol-praksisgruppe, sagde, at New York-arbejdsgivere er afskåret fra at kræve, at medarbejderne bliver fingeraftrykt.

"New Yorks Arbejdsministerium har fortolket denne lov i et uformelt oplysningsbrev til at gælde for et krav om, at medarbejderne lægger fingeren på en scanner for et biometrisk tidsur, " sagde Gordon.

Biometriske retssager på arbejdspladsen

Illinois er den stat, der har set mest aktivitet omkring denne lovgivning, fordi den i modsætning til Texas og Washington har en privat ret til handling.

"Illinois Biometric Privacy Act har en privat handlingsret, der har tiltrukket megen opmærksomhed fra sagsøgernes advokater, da der er anlagt snesevis af klagesager i de sidste par år, " sagde Daming. "BIPA inkluderer lovbestemte sanktioner på $ 1.000 eller $ 5.000 pr. Overtrædelse, hvilket kan tilføje betydelige potentielle skader, da sagsøgernes advokater hævder, at hver enkelt scanning af en persons finger til at slå ind eller ud udgør en separat overtrædelse af handlingen."

En sådan retssag involverer Illinois stålproducent A. Finkl & Sons Co. Ifølge BiometricUpdate.com står virksomheden over for en retssag, der hævder, at medarbejdere ikke blev bedt om at give samtykke til at bruge deres håndaftryk til at slå ind og ud. Derudover hævder de, at de aldrig har modtaget oplysninger om, hvordan disse oplysninger gemmes, og hvornår de ville blive ødelagt.

Gordon sagde, at eftersom Illinois tillader håndhævelse af private, i modsætning til statslige agenturer, og tillader inddrivelse af lovbestemte skader, er der anlagt klagesager mod mere end 200 arbejdsgivere hos ansatte i Illinois.

Overholdelse af biometriske arbejdspladslove

For at sikre, at du overholder biometriske love, skal du først finde ud af, hvilke love der gælder for din virksomhed, og hvad disse love kræver, ifølge Daming.

”Derefter er de nødt til at tage en oversigt over de data, de indsamler, lagrer eller bruger og overvejer, om det udgør 'biometriske oplysninger' i henhold til enhver gældende lov, " sagde Daming. "Denne opgørelse skal også undersøge, hvordan informationen indsamles, hvordan den gemmes, og hvor længe, hvordan den deles eller videregives, og hvilket formål den bruges til."

Kelly sagde, at indsamling af samtykke er et stort problem, som arbejdsgivere skal være opmærksomme på, især i Illinois.

”Virksomheder, der bruger biometriske tidslåse, skal være sikre på, at de har et omfattende overholdelsesprogram på plads, der opfylder alle kravene i gældende lov,” sagde han. "I Illinois for eksempel kræver et sådant overholdelsesprogram blandt andet, at arbejdsgiveren indhenter hver medarbejders skriftlige samtykke, før han bruger medarbejderens biometriske oplysninger."

Arbejdsgivere bør udvikle en komplet politik, der beskriver, hvordan informationen indsamles, hvad den bruges til, hvordan den gemmes, og hvor længe og hvornår den bliver ødelagt, sagde Daming.

"Virksomheder, der bruger biometriske timekeeping-systemer, bør også sikre, at deres forsikringspolicer dækker krav, der kan bringes under biometrisk privatlivslovgivning, " sagde hun. "Virksomheder skal også sørge for, at tredjepart, som de interagerer og deler data med - såsom lønningsselskaber - overholder gældende love."

Virksomheder, der opererer i flere stater eller har ansatte, der er repræsenteret af en fagforening, har et par andre faktorer, der skal tages i betragtning. Daming sagde, at de, der har placeringer i mere end en stat, bør udvikle politikker, der harmoniserer krav på tværs af jurisdiktioner, mens de, der har fagforeningsansatte, bør overveje, om en foreslået politik eller ændret procedure i forbindelse med tidslåse kan udløse forhandlingsforpligtelser eller nødvendiggøre anden kommunikation med en repræsentant Union.

Medarbejderindstillinger

Den eneste mulighed, som ansatte har, når det kommer til biometri, nægter at give et fingeraftryk eller ansigtsscanning. Men det kan meget vel resultere i, at en medarbejder mister sit job.

"I henhold til Illinois-lovgivningen, der finder anvendelse på biometriske tidslåse, skal medarbejderne samtykke skriftligt, før en arbejdsgiver kan bruge medarbejderens biometriske oplysninger, og derfor kan en medarbejder nægte at give et sådant samtykke, " sagde Kelly. "Imidlertid kan arbejdsgivere potentielt stille et sådant samtykke til en ansættelsesbetingelse, hvilket betyder, at medarbejderen ikke vil være i stand til at fortsætte ansættelsen, medmindre et sådant samtykke gives."

Gordon sagde, at selv i situationer, hvor samtykke ikke er påkrævet, kan arbejdsgivere lade en medarbejder gå, hvis de nægter at give deres biometriske scanning.

"I jurisdiktioner, hvor arbejdsgivere ikke er forpligtet til at opnå medarbejderes samtykke, kan arbejdsgivere også forudsætte beskæftigelse eller fortsat ansættelse ved brug af et fingeraftryk eller ansigtsscanninger underlagt indvendinger på religiøs grund, " sagde Gordon.

Daming sagde i tilfælde, hvor en medarbejder nægter at være af religiøs grund, eller har en fysisk tilstand, der forhindrer dem i at give en scanning, vil arbejdsgivere sandsynligvis skulle tilbyde en alternativ metode til at slå ind og ud.

Fremtiden for biometriske love

Selvom biometriske love i øjeblikket kun gælder for arbejdsgivere i nogle få stater, mener Gordon, at privatlivets love fortsat vil vokse i hele landet. Han sagde, at flere stater allerede har verseret lovgivning, der er modelleret efter Illinois- og Texas-lovene.

"San Francisco vedtog for nylig et forbud mod retshåndhævelsens brug af ansigtsgenkendelse, " sagde Gordon. "Mens denne forordning ikke finder anvendelse på private arbejdsgivere, kunne andre by- eller statslige regeringer vedtage udvidede forbud i fremtiden."

Daming er enig i, at biometriske privatlivslovgivninger vil blive mere udbredt fremad.