Sådan Vælges Den Rigtige Online Faxtjeneste Til Din Virksomhed

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Sådan vælges en online faxtjeneste

Det ser måske ikke ud som en moderne kommunikationsmetode, men faxning er stadig en bæredygtig teknologi i 2019. Virksomheder i alle størrelser overalt i verden sender og modtager stadig faxer, især dem, der arbejder med offentlige agenturer eller er inden for sundhedsområdet.

Faxmaskiner er dog stort set blevet erstattet af digitale løsninger, da scores af virksomheder leverer online faxtjenester, der giver dig mulighed for at sende og modtage faxer via din e-mail-konto. I stedet for at skulle udskrive faxer og arkivere dem til sikker opbevaring, kan du gemme dine faxmeddelelser sikkert i skyen. Nogle tjenester giver dig mulighed for at redigere og digitalt underskrive dokumenter, hvilket yderligere reducerer behovet for at udskrive dem, hvilket sparer dig penge på maskinvedligeholdelse, blæk og papir.

Hvis du eller din virksomhed ønsker at integrere en online faxtjeneste i dit kontors arbejdsgang, er her nogle ting, du skal huske på, når du vælger en virksomheds faxservice.

Hvis du er klar til at vælge en faxløsning, kan du tjekke vores online faxtjenesteanbefalinger, bedste valg af anmeldelser og omfattende liste over online faxleverandører.

Sådan fungerer online-faxtjenester

I årtier arbejdede traditionelle faxmaskiner ved at oversætte scannede dokumenter til en lydtone, der derefter blev sendt over telefonlinjer. Virksomheder havde brug for et separat telefonnummer og en voluminøs maskine til at bruge denne teknologi. I dag kan faxning ske online - uden en dedikeret telefonlinje og ekstra maskiner.

Online faxtjenester tager en digital fil og sender den ved hjælp af en speciel e-mail-adresse, der inkluderer modtagerens faxnummer (f.eks. [email protected]) eller gennem sælgers websted.

Når du sender onlinefax, oversætter din tjenesteudbyder de uploadede dokumenter til det rigtige format, så maskinen i den anden ende kan læse dem og derefter sende dem til modtagerens faxmaskine. Tilsvarende oversætter tjenesteudbyderen, når den modtager faxer, det faxede dokument til et digitalt format, som du kan læse online, og derefter leverer faxen til din e-mail-indbakke.

Fordelene ved online faxtjenester

En online faxtjeneste er en bæredygtig mulighed for en lille virksomhed af flere grunde, men den største fordel er at holde omkostningerne nede.

Med en online faxtjeneste er der ikke behov for at købe, betjene og vedligeholde en separat maskine med sin egen telefonlinje. Uden at du behøver at udskrive dokumenter, før du faxer dem, sparer processen med at uploade filer direkte til tjenesten tid og penge, samtidig med at papiraffald reduceres. Det er også værd at bemærke, at hvis din virksomhed sender faxer sjældent, er det måske ikke meget fornuftigt at investere i traditionelle faxmetoder.

Bekvemmelighed er et andet vigtigt salgsargument; du behøver ikke at være på dit kontor eller i nærheden af en faxmaskine for at sende og modtage dokumenter. Håndtering af dine indgående og udgående faxer med en online faxtjeneste er så simpelt som at have adgang til en computer eller installere en app på din smartphone eller anden mobilenhed.

Online faxfunktioner og -indstillinger

Sammen med muligheden for at sende og modtage faxer tilbyder online faxtjenester normalt et antal funktioner for at forbedre deres brugervenlighed og sikkerhed, selvom nogle funktioner koster ekstra. Nogle tjenester tilbyder en mobil-app, mobiladvarsler, integration med eksisterende software som Microsoft Outlook, forudindstillede leveringstider, elektroniske signaturer, tilpassede omslag, muligheden for at faxe flere modtagere på én gang og muligheden for at videresende indgående faxer til flere e-mail-adresser.

Faxer indeholder ofte følsomme oplysninger, især hvis din virksomhed arbejder med sundhedsudbydere eller statslige agenturer. For at beskytte dine transmissioner inkluderer de fleste tjenesteudbydere en form for databeskyttelse, herunder SSL- eller PGP-kryptering samt adgangskodebeskyttelse. Nogle overholder også HIPAA. Nogle leverandører opkræver ekstra for disse funktioner, så det er vigtigt at kontrollere, inden de tager en beslutning.

En anden almindelig mulighed er brugen af et gratis eller lokalt faxnummer. De fleste tjenester tilbyder også langdistance og international fax, selvom det ofte kommer med et ekstra gebyr baseret på destinationslandet.

Nogle faxudbydere tilbyder enten send-kun eller kun-modtagende planer, men mange små virksomheder skal gøre begge dele. Nogle tjenester begrænser også antallet af faxer, du kan gemme, mens andre begrænser den tid, en fax kan arkiveres.

Priser for online faxservices

Der er mange muligheder, du skal overveje, når du vedtager en faxtjeneste til din virksomhed. Hvor meget du agter at bruge tjenesten, og hvor meget du vil bruge på at sende og modtage faxer er vigtige elementer, du skal overveje.

I vores forskning fandt vi, at næsten enhver online faxløsning fungerer på en månedlig abonnementsmodel. Basisafgifter varierer fra $ 5 til $ 50 pr. Måned, med forskellige niveauer af service, der giver forskellige funktioner. Denne pris kommer normalt med et fast antal indgående og / eller udgående faxer lige fra et par sider om måneden til tusinder af sider. Hvis du sender eller modtager flere sider eller faxmeddelelser end din månedlige grænse, opkræver virksomheder overafgift på fra 3 til 12 cent per side til din konto. Nogle tjenester opkræver engangsinstallationsgebyrer, der spænder fra $ 10 til $ 25.

Som et alternativ til en plan med et månedligt gebyr tilbyder nogle faxtjenester en pay-as-you-go-plan. I denne model betaler du ikke månedlige gebyrer, men betaler i stedet for hver fax, du sender. Denne type plan giver naturligvis mest økonomisk mening for enheder, der ikke sender mange faxmeddelelser hver måned.

Da faxning stadig bruges i vid udstrækning til at sende følsomme dokumenter til kunder eller leverandører i udlandet - inklusive teknologisk avancerede lokaliteter som Japan - tilbyder nogle tjenester internationale faxfunktioner mod et ekstra gebyr. Prisen varierer efter placering, men vær klar til at betale hvor som helst fra 2 cent til et par dollars eller mere for hver international fax, du sender, afhængigt af det land, du faxer dine dokumenter til.

Sådan vælges en online faxtjeneste

Mens der er mange faxudbydere at vælge imellem, og detaljerne i hver kan se lignende ud, er der et par nøglepunkter, du skal huske på, når du vælger en faxløsning til din virksomhed. Her er nogle tip, der hjælper dig med at evaluere faxtjenester og finde den bedste mulighed for din virksomhed.

1. Vurder dine behov

At kende det antal faxer, du skal sende og modtage hver måned, er nøglen til at finde den rigtige tjenesteudbyder. Hvis du ikke sender en masse faxer, kan du vælge en billig plan med en lavere månedlig faxgrænse. Omvendt, hvis du har en masse faxer til at sende, vil du bruge et par dollars mere til en højere grænse, så du kan undgå gebyrer for overskydende virkning. Nogle leverandører tilbyder "firmapakker" til virksomheder, der sender et stort antal faxmeddelelser hver måned. Overvej, hvad du muligvis vil sende og modtage om en måned, og vælg en plan, der passer.

2. Kontakt leverandører

At nå ud til leverandører er en god måde at evaluere ikke kun deres produkt, men også deres kundeservice. Vær opmærksom på, hvordan kundeservicerepræsentanter diskuterer virksomhedstilbud. Er de forud for omkostningerne? Forklar de kortfattet de inkluderede funktioner? Forsøger de åbenlyst at skubbe dig ind i et salg? Det er vigtigt at vide, hvordan du bliver behandlet, hvis ting går sidelæns, og at få en en-til-en gang over telefonen kan hjælpe med at illustrere, hvordan det ville gå ned.

3. Forstå gebyrstrukturer

Skjulte gebyrer og uventede omkostninger er de værste. Mens de fleste online-faxudbydere, vi undersøgte, anførte deres prismodel på deres websted, tog det nogle gange ekstra grave for at finde ud af om andre gebyrer, såsom opsætningsgebyrer, gebyrer for langdistanceophold og omkostninger til overforbrug. Sørg for at lære alt om omkostningerne, både annonceret og skjult. Selv hvis virksomheden ikke kræver, at du underskriver en kontrakt eller en langsigtet aftale, vil det holde dig ansvarlig for alle gebyrer - inklusive dem, du uforvarende pådrager dig.

4. Anmod om gratis demoer

De fleste online faxudbydere tilbyder en gratis produktdemonstration eller prøveperiode. Udnyt dette tilbud til at afprøve tjenesten, før du tilmelder dig. En demo giver dig mulighed for at finde ud af, hvilken service der er den mest brugervenlige, fordi der kan være store forskelle mellem to tilsyneladende lignende tjenester. Du ved ikke, hvad der er bedst, medmindre du prøver det selv.

Yderligere rapportering fra Adam C. Uzialko.

Klar til at vælge en online faxtjeneste? Her er en oversigt over vores komplette dækning:

• Bedste onlinefaxtjenester 2019
• Bedste onlinefax-service til små virksomheder
• Bedste HIPAA-kompatibel online faxtjeneste
• Bedste betaling-per-brug online faxtjeneste
• Bedste gratis udgående online fax service
• Bedste gratis indgående online faxtjeneste
• Bedste onlinefax-service til flere brugere