Sådan Gennemføres En Vellykket Resultatanmeldelse

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

At give en præstationsanmeldelse kan være en ubehagelig situation for både arbejdsgiveren og arbejdstageren. Den gode nyhed er, at der er flere tip og tricks, du som forretningsejer eller manager kan vedtage for at gøre processen meget lettere, selvom du skal levere negativ feedback til en medarbejder.

1. Lever ikke en monolog

Den bedste måde at gennemføre en præstationsanmeldelse er at gøre det samtale i modsætning til et foredrag ifølge Sherry Ailsworth, partner og rekrutteringschef hos Chameleon Collective.

"Det er en tosidet mulighed for at udforske en medarbejders præstationer og give dem mulighed for at tage kontrol og give input til, hvordan de kan forbedre fremgangen, " sagde Ailsworth. "Alligevel er ledere i sidste ende i kontrol over retningen for præstationsgennemgangen. Det er deres ansvar at holde sig i mål, dække hvert punkt, bede om feedback og holde medarbejderen fokuseret til et produktivt møde."

Ailsworth anbefalede at sende dagsordenen til medarbejderen, før præstationsgennemgangen endda forekommer og bede dem om at give feedback. Dermed tilbyder du dem sameje af samtalen.

"Du signaliserer også, at der vil være en balance mellem nogle lyspunkter og noget plads til forbedring, men du forventer, at du begge vil lære noget af dialogen, " sagde Ailsworth.

2. Undgå at starte med et negativt, men vær ikke falsk positiv

At starte med 'forslag til forbedring af, hvordan vi samarbejder', lyder så meget mere konstruktivt end at sige, 'Lad os tale om de problemer, jeg har med dig, ' sagde Ailsworth.

Overvej disse eksempler:

• "Jeg værdsætter, hvor fremadrettet du er for vores kunder, som det tidspunkt, hvor du nåede ud til Mr. Abbott på ABC Construction for at lykønske ham med den nye byggekontrakt, han lukkede. Så tankevækkende!"
• "Din opmærksomhed for detaljer er utroligt hjælpsom; dine kortfattede fodnoter i salgsrapporten i februar sparer en times forklaring til finansdirektøren. Jeg satte pris på din indsats."

At give den ekstra detalje udfører to ting. For det første begrunder det din feedback i en reel situation og validerer medarbejderens adfærd så værdifuld for dig såvel som virksomheden. For det andet signaliserer det til medarbejderen, at du er opmærksom på deres arbejde, ifølge Ailsworth.

"Ledere skal være direkte, positive uden smiger og kritiske uden at lyde hårdt, " sagde Wendy DeCampos, senior medarbejderrelationsspecialist for byen West Palm Beach, Florida. "Når medarbejdere kun hører positive ting, kan de blive vildledt til at tro, at de klarer sig bedre end forventet, hvilket kan føre til forventede stigninger eller forfremmelser i fortjenesten."

Når der er et misforhold i opfattelsen, tilføjet DeCampos, kan det føre til skuffelse og modløshed. Robert Charming, leder af folk i Kustomer, var enig: "Tonen skal være passende til præstationsniveauet. Ja, det kan være en hård samtale. Ja, der kan være en risiko for at miste denne person, hvis de ikke hører hvad de vil. Det er bedre for alle involverede, hvis tonen er passende til den feedback, der skal leveres."

3. Undgå antagelser eller overdrivelser

Vælg omhyggeligt dine ord, når du kritiserer en medarbejders præstation eller opførsel. Hvis du bruger ekstremt eller følelsesmæssigt sprog, er der en chance for, at medarbejderen straks bliver defensiv, advarede Erik Mott, en blogger, konsulent og intrapreneur hos Creatorbase. Dette forhindrer performance review.

Peggy Myers, personaldirektør i Levatas, var enig: "Som manager er der ingen grund til at være defensiv eller følelsesladet under gennemgangen. Du har et grundigt dokument med eksempler på præstationer. Den bedste fremgangsmåde er at forberede dig til diskussionen, har dine eksempler på præstationer, fejre succeserne og fokuser på udviklingsområder."

Ailsworth tilføjede, at hvis du supplerer din kritik med hårde data, mindskes sandsynligheden for, at du mister kontrollen over samtalen eller, værre, at der vil være en følelsesladet skærm. Ordene "altid" og "aldrig", som er eksempler på ekstreme ord, bør også undgås.

"Hvis en af mine medarbejdere for eksempel ikke opfylder deres daglige opkaldskrav, ville det være uhensigtsmæssigt at sige, 'Du foretager aldrig dine daglige opkald', " sagde Mavis Norwich, senior manager for salgsudvikling på forretnings-tekstmeddelelsesplatform Zipwhip. "Jeg kunne i stedet sige, 'Du konsekvent ikke opfylder dine daglige opkaldskrav.'"

4. Bliv ved med emnet

Det er let for samtaler at bevæge sig i en anden retning end hvad du havde planlagt. I en performance review er det vigtigt, at samtalen forbliver på linje med det, der skal udføres.

"I stedet for at spørge, 'Hvorfor er du så foruroliget?', Inviter dem til at åbne op ved at spørge: 'Vi ser ud til at være ramt en afbrydelse. Det kan være fordi jeg misforstod dig. Vil du tale med mig om det?' Ailsworth. "Det første spørgsmål tvinger medarbejderen til at forklare deres følelsesmæssige forstyrrelse, hvilket skaber angst. Det andet spørgsmål tvinger dig til at eje problemet og giver medarbejderen en god grund til at åbne op. Hvis du lytter, lærer du begge noget vigtigt i svaret."

At forberede en dagsorden og dele den før mødet med medarbejderen kan virkelig hjælpe, tilføjede Charming.

”Sæt forventninger, når mødet starter, at du vil dække de punkter, der blev delt på dagsordenen,” sagde han. "Hvis der sker en tangens, skal du kalde det forsigtigt ud som et emne, der er værd at diskutere på et senere tidspunkt, og derefter vende samtalen tilbage til den dagsorden, der er ved hånden. Det påhviler manageren at føre samtalen frem til det resultat, de ønsker at give."

Det kan være nyttigt at fortælle medarbejderen, at hvis de har emner, der ikke er emnet, vil de blive adresseret i slutningen af gennemgangen, hvis der er tid, eller de kan planlægge en separat samtale.

"Personligt foretrækker jeg at gøre det på et separat tidspunkt, " sagde Myers. "Det er den tid, der er afsat specifikt til at diskutere medarbejderens præstation."

5. Undgå lukkede og sammensatte spørgsmål

Det er vigtigt at huske, at præstationsanmeldelser er muligheder for at guide dine direkte rapporter. DeCampos og Charming foreslog at stille følgende åbne spørgsmål, hvilket giver de bedste svar fra din medarbejder:

• Hvordan har du det med det, der blev drøftet? På hvilke måder kan det omdannes til en handlingsplan for næste måned / kvartal / år?
• Hvad er dine tanker om din karrierevej?
• Hvad er dine tre yndlingsfunktioner ved dit job?
• Hvad er du passioneret omkring?
• Hvordan tror du, at du teknisk presterer imod din rolle?
• Hvad fungerer? Hvad er det ikke?
• Tror du, at du er, hvor du har brug for at være teknisk?

"Spørgsmål kan føre en samtale, " sagde Charming. "Åbnede spørgsmål kan være bedre til selvreflektion og tegning af, hvordan nogen tænker." Lukkede spørgsmål kan hjælpe korrekturlæser med at kontrollere en samtale mere. "Varierende med disse spørgsmål, og hvordan de er indrammet, er en færdighed, men det kan være nyttigt til at føre en samtale fremad."

Myers anerkender, at åbne spørgsmål under en gennemgangsdiskussion understøtter en åben samtale.”Del din feedback om et emne, og spørg medarbejderen, 'Hvordan føler du, at du har optrådt på dette område?', Sagde hun. "Vær også nysgerrig. Du lærer måske nye færdigheder eller interesser om den medarbejder, der kan forme fremtiden med organisationen."

6. Hold dig ikke væk fra hård feedback og muligheder for at forbedre dig

"Resultatanmeldelser er en mulighed for at sætte sig ned med en direkte rapport og have en ærlig, empatisk diskussion om, hvad der går godt (plusserne) og forbedringsområder (deltas), " sagde Charming.

Han tilføjede, at det er meget lettere at give positiv feedback og fremhæve ting, der går godt. "Alle elsker at høre, hvor gode de er. Det er meget sværere og kan endda være skræmmende at levere mindre end positive nyheder. Men når du holder sig væk fra hård feedback, gør du personen en bjørnetjeneste ved ikke at understrege et område, de kan fortsætte med at vokse i, hvilket ikke kun hindrer dem, men hindrer den bredere organisation."

Tips til at give negativ feedback

1. Undgå overraskelser

Der skulle ikke være nogen overraskelser i præstationsanmeldelser, sagde Myers, især når det kommer til negativ feedback. "Resultatanmeldelsen skulle være en interaktiv diskussion. At samle op områder til forbedring eller præstationsproblemer for første gang er ikke retfærdigt overfor medarbejderen, da det derefter mindes i deres ansættelsesrekord, før de har haft en chance for at løse problemerne og forbedres. Det er også demotiverende for medarbejderen at arbejde hårdt hele året kun for at blive overrasket over negativ feedback."

2. Lever det privat

Det er også en god ide at binde kritikken eller den negative feedback til en form for præstationsforventning og undgå at personalisere diskussionen.

"For eksempel, i stedet for at fortælle en medarbejder, at de bliver slurvede med deres dataindtastning efter frokost, skal du forklare, at du har bemærket, at deres fejlprocent i de sidste to timer af dagen er 40% højere end forventet, " sagde Myers. "Det er meget nemmere at have en positiv diskussion, når vi drøfter forventninger versus at dømme."

3. Afgiv kritik konstruktivt og med empati

Ingen kan lide at blive kritiseret bare for at blive kritiseret. På baksiden nyder ingen at give kritik bare for at gøre det. Det hjælper ikke på nogen måde en situation.

"En kritik med klare handlinger om, hvordan man bedst kan komme videre, kan gøre en enorm forskel i resultatet af en samtale, " sagde Charming. "Før du giver feedback, skal du tænke over, hvordan den vil blive modtaget. Bind kritikken om muligt til personens egne mål og styrker. Dette giver værdien til samtalen og justerer feedbacken til, hvordan de vil vokse."

4. Afvej det negative med det positive

Når du har leveret den dårlige nyhed til medarbejderne om deres præstationer, skal du påpege deres gode kvaliteter. "Uanset en medarbejders præstationer, " sagde Ailsworth, "skulle ledere være i stand til at [fremhæve] de positive egenskaber eller bidrag, der er værd at tackle."

At vide, hvad man skal sige - og hvad man ikke skal sige - under en præstationsanmeldelse kan resultere i en frugtbar diskussion med medarbejderen, hvilket kan føre til en meningsfuld ændring i en medarbejders præstationer eller opførsel fremad.