Anonim

Tid og tilstedeværelsessystemer kan gavne virksomheder på adskillige måder. Men med så mange valg kan det dog være svært at finde ud af, hvilken der bedst passer til dine behov. Hvis du leder efter et tids- og fremmøderesystem i 2019, her er alt, hvad du har brug for at vide om, hvad de er, hvad de tilbyder, og hvordan man vælger et.

Hvis du allerede ved, hvad du leder efter, kan du besøge vores side med bedste valg for at se, hvilke vi anbefaler, såvel som en komplet liste over tidtagesystemer, der muligvis fungerer for dig.

Hvad er tids- og deltagelsessystemer?

Tids- og tilstedeværelsessystemer giver medarbejderne mulighed for at slå elektronisk ind og ud via tidslåse, internetforbundne computere, mobile enheder og telefoner. Nogle løsninger tilbyder også muligheden for at slå ind og ud via tekstbeskeder, sociale medieprogrammer som Twitter og andre kommunikationsprogrammer, såsom Slack. Når en medarbejder lukker ind eller ud, overføres dataene øjeblikkeligt til software, der problemfrit kan importere dem til din lønningsløsning.

Disse systemer sporer mere end bare når medarbejderne kommer og går. De overvåger også mobile medarbejdere via geolocation og geofencing, administrerer betalt fritid (PTO), opretter medarbejderplaner, leverer detaljerede arbejdsrapporter og giver data i realtid om, hvem der arbejder, hvem der ikke er, hvem der mødes sent og hvem der nærmer sig over tid.

Tids- og deltagelsessystemer tilbyder selvbetjening, der giver medarbejderne mulighed for at håndtere mange tidsporingsopgaver på egen hånd, herunder gennemgang af de timer, de har arbejdet, deres nuværende og fremtidige tidsplaner og deres PTO-periodisering.

Mange af disse systemer tilbyder både skybaserede og lokale løsninger. De lokale systemer gemmes på servere inden for din virksomhed, mens de skybaserede systemer er placeret af din leverandør af tid og tilstedeværelse og får adgang til online.

Fordele og ulemper

Den største fordel ved disse digitale systemer er, at de eliminerer behovet for manuelle tidskort. Hele tiden indsamles elektronisk med de beregninger, der er foretaget for dig. Dette mindsker risikoen for fejl og frigør den person, der var ansvarlig for at sammenfatte alle disse oplysninger til at arbejde med andre opgaver.

Et andet positivt er, at disse systemer administrerer alle dine tidsbehov - medarbejderdeltagelse, PTO og planlægning - i et program. Dette kan være både omkostningseffektivt og et løft for produktiviteten, da medarbejderne ikke spilder tid på at skifte mellem forskellige programmer for at bede om fritid eller se på deres tidsplaner.

Den største ulempe ved tidssporingssystemer er, at de er dyrere end den gamle manuelle metode, hvor medarbejderne nedskriver deres timer hver dag eller stikker ind og ud på et papirkort. En anden potentiel ulempe er, at de ofte tvinger arbejdsgivere til at begrænse opfattelsen af, at det at bede medarbejdere om at spore deres tid er en form for mikromanagement.

Redaktørens note: Leder du efter oplysninger om tids- og deltagelsessystemer? Brug spørgeskemaet nedenfor, og vores leverandørpartnere vil kontakte dig for at give dig de oplysninger, du har brug for:

køberzone-widget

Omkostninger

Omkostningsstrukturen for tids- og deltagelsessystemer afhænger af, om du vælger en skybaseret eller lokal løsning. Skybaserede systemer har mindre tilbagevendende månedlige omkostninger, mens lokale systemer har større engangsgebyrer.

Med lokale systemer betaler du alle dine omkostninger på forhånd. Du kan forvente at betale flere hundrede til flere tusinde dollars for softwaren, licenser for hver medarbejder og installation. Der er ikke nogen månedlige gebyrer for tjenesten efter dette. Engangsomkostningerne inkluderer dog typisk ikke løbende support eller softwareopdateringer.

For et skybaseret system opkræver de fleste tjenester et gebyr pr. Bruger, der spænder fra $ 1 til $ 10 pr. Medarbejder pr. Måned. Nogle tjenester vurderer også et grundlæggende månedligt gebyr eller et minimums månedligt gebyr.

Nogle udbydere opkræver et engangsopsætnings- og implementeringsgebyr. I modsætning til med lokale systemer er all softwareopgradering og support dog inkluderet i dine månedlige udgifter.

En anden omkostning, du muligvis pådrager dig for en af ​​disse muligheder, er for en timeclock. Mange tids- og deltagelsessystemer fungerer med en række tidslåse. Disse tidslåse kan arbejde med pinkoder, svejse- eller nærhedsskilt eller biometri som fingeraftryk eller ansigtsscanninger. Kompleksiteten af ​​det ur, du vælger, bestemmer prisen. Priser varierer typisk fra et par hundrede for et basisur til flere tusinde for et sofistikeret biometrisk ur.

Hvad man skal kigge efter i et tids- og tilskueresystem

Med så mange systemer på markedet, kan det være vanskeligt at vide, hvilken der passer til din virksomhed. Når du handler efter et system, siger eksperter, at der er flere ting, du skal kigge efter:

  • Fleksible indstillinger for tidssporing : Se efter et system, der giver medarbejderne mulighed for at registrere deres timer på flere måder, f.eks. Via en internetforbundet computer, smartphone, tablet, timeclock, telefon eller tekstbeskeder.
  • Præcis timekeeping: Det bedste tids- og deltagelsessystem sikrer, at arbejdsgivere betaler deres ansatte for den faktiske tid, de arbejder, ikke de timer, de er planlagt til at arbejde.
  • Sporing til alle tidsspørgsmål: Sørg for at vælge et system, der tager sig af alle dine tidsrelaterede behov, ikke et, der bare giver medarbejderne mulighed for at slå ind og ud. Dette inkluderer al medarbejderplan og PTO-styring. Derudover ønsker du måske et system, der tilbyder jobsporing, som logger, hvor længe medarbejderne arbejder på specifikke projekter, for virksomheder, der opkræver klienter for, hvor længe de arbejder på deres projekter.
  • Mobil kompatibilitet: Da mange ansatte og ledere arbejder uden for kontoret, vil du have et system, der er kompatibelt med mobile enheder, så det er tilgængeligt overalt. Dette inkluderer løsninger, der ikke kun giver fjernarbejdere mulighed for at slå ind og ud, men også spore deres placering, så arbejdsgivere ved, at de arbejder, hvor de skal. Geoteknologi kan være yderst værdifuld for arbejdsgivere til enten at begrænse, hvor medarbejderne kan slå ind og ud fra eller at registrere de nøjagtige placeringer, hvor de starter og afslutter deres skift.
  • Brugervenlighed: Søg efter et system, der er nemt at bruge, har en uklar grænseflade og tillader medarbejderes selvbetjening. Systemet skal ikke være svært at lære og bør bestemt ikke kræve timers træning.
  • Integrationer: Vælg et system, der integreres med de applikationer og software, du allerede bruger, f.eks. Dine HR- og lønprogrammer.
  • Proaktive advarsler: Nogle systemer giver beskeder, når medarbejderne nærmer sig overarbejde eller glemmer at slå ind eller ud. Dette kan hjælpe med at kontrollere udgifter.
  • Funktioner i revisionsspor: Evnen til at se originale timesedeldata sammen med eventuelle ændringer foretaget af en manager eller vejleder kan være vigtig i tilfælde af en revision.

Nu når du har det grundlæggende, er du måske klar til at tage en beslutning om hvilket tidspunkt og det deltagende system der er det rigtige for dig. For at lære om de muligheder, vi mener er bedst for forskellige forretningstyper, skal du tjekke vores bedste valg af tids- og deltagelsessystemer.

Ofte stillede spørgsmål om tid og deltagelse

Har du stadig spørgsmål om tids- og deltagelsessystemer? Her er nogle spørgsmål og svar, der kan hjælpe dig med at træffe en beslutning.

Spørgsmål: Hvordan adskiller tids- og deltagelsessystemer sig fra traditionelle tidslåse og tidskort?

A: Den største forskel er, at alt digitaliseres og automatiseres. Traditionelle tidslåse og tidskort kræver manuel indtastning af data til alt. Tid og tilstedeværelsessystemer kræver blot et tryk på en knap for at alle oplysninger skal synkroniseres med din software. Denne software integreres derefter problemfrit med din lønningsløsning. Dette eliminerer duplikatposter og gætterier. Derudover logger timer og fremmøde systemer timer, jobkoder og information om pauser og PTO digitalt og i realtid.

Spørgsmål: Hvilke typer tidlåse er kompatible med tids- og deltagelsessystemer?

A: Der er ikke længere enkle stempeltidslåse. Dagens tidslåse indsamler tid på flere forskellige måder, herunder via stempelkort, magnetisk skubkort, stregkoder, pinkoder og biometri såsom fingeraftryk eller ansigtsscanninger.

Spørgsmål: Er der forskel mellem et tids- og deltagelsessystem og et biometrisk system?

A: Ethvert tids- og deltagelsessystem, der fungerer med en biometrisk timeclock, er et biometrisk system. Fordi næsten hver gang og tilstedeværelsesløsning, der fungerer med fysiske tidslåse, tilbyder biometriske muligheder, er der meget lille forskel mellem de to. Biometriske tidslåse bruges typisk af virksomheder, der er bekymrede for budgering.

De eneste systemer for tid og tilstedeværelse, der ikke har biometriske muligheder, er dem, der ikke inkorporerer biometriske tidslåse, idet de i stedet er afhængige af computere og mobile enheder for at slå medarbejderne ind og ud. Men selv nogle af disse systemer tilbyder nu fingeraftryksscannere, der tilsluttes computere eller bruger programmer, der tager medarbejderbilleder med et computerkamera som en måde at inkorporere biometriske indstillinger.

Spørgsmål: Skal du bruge en timeclock med et tids- og deltagelsessystem?

Sv .: Nej. Nogle virksomheder foretrækker, at medarbejdere kun klokkerer ind og ud via en computer, mobilapp eller telefon. Hvis du ikke bruger en timeclock, kan det reducere omkostningerne, da de kan køre hvor som helst fra et par hundrede til flere tusinde dollars hver.

Spørgsmål: Er tids- og tilstedeværelsessystemer kun gode for virksomheder med timeansatte?

Sv .: Selvom det måske ser ud til at tids- og deltagelsessystemer kun er nødvendige for virksomheder med timearbejdere, kan virksomheder med lønmodtagere høste en række fordele også. Et system, der sporer, hvor længe medarbejdere arbejder på specifikke projekter, kan hjælpe med arbejdsfremskrivninger. Derudover kan virksomheder med lønmodtagere sætte pris på PTO-ledelsesaspekterne i systemet.

Spørgsmål: Hvordan fungerer tids- og tilstedeværelsessystemer for eksterne medarbejdere?

A: Disse systemer bruger GPS-teknologi til at overvåge eksterne medarbejdere via mobile enheder. Nogle systemer bruger geofencing for at begrænse, hvor medarbejderne kan slå ind og ud fra, mens andre bruger geolocation til at registrere nøjagtigt, hvor arbejderne er, når de slår ind og ud. Systemerne kan også bruge geolocation til at spore medarbejdere hele dagen, ikke kun hvor de starter og afslutter deres skift.

Spørgsmål: Hvordan integreres tids- og deltagelsessystemer med lønsystemer?

A: Tids- og deltagelsessystemer integreres med lønsystemer ved at give dig mulighed for at overføre dine tids- og deltagelsesdata til dit lønningsprogram med et tryk på en knap. Dette skærer ned på fejl og strømline hele lønningsprocessen.

Spørgsmål: Hvordan administrerer tids- og deltagelsessystemer betalt fritid?

A: Tids- og deltagelsessystemer styrer PTO på flere måder. De kan spore, hvor meget fritid medarbejderne har tjent og brugt, såvel som periodiseringer til sygetid, ferie, forældre og enhver anden form for fritid, som ansatte kan få.

Nogle tids- og tilstedeværelsessystemer håndterer også anmodning og godkendelsesprocessen. Dette giver medarbejderne mulighed for at bede om fritid direkte i systemet, og ledere kan enten godkende eller afvise disse anmodninger.

Hvis du mener, at et tids- og deltagelsessystem er rigtigt for dig, opfordrer vi dig til at tjekke vores bedste valg.