Hvordan Man Skriver Effektive Medarbejderpræstationsanmeldelser

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

En præstationsanmeldelse kan skabe værdi for både ansatte og arbejdsgivere. Det har potentialet til at fremhæve, hvad der fungerer og ikke fungerer, og identificere områder til vækst og planlægning for fremtiden. En stærk anmeldelse kan imidlertid være vanskelig at skrive. Dette gælder især for ledere, der ofte ikke får tilstrækkelig vejledning i, hvordan en effektiv og omfattende gennemgang ser ud.

Yderligere forværrer problemet kæmper små virksomheder ofte med begrænsede ressourcer. Den tid og det personale, der kræves for at gennemføre nøjagtige præstationsanmeldelser for en virksomhed med 1.000 ansatte kræver ideelt set et HR-personale på fuld tid på 14, ifølge de nylige skøn, der er offentliggjort af Bloomberg BNA.

Selv en virksomhed med 100 ansatte (eller mindre) har brug for en fuldtidsindivid, der samler præstationsdata fra ledere, der gennemsnitligt bruger tre timer på hver medarbejderanmeldelse.

Performance management software kan hjælpe

For at reducere den økonomiske byrde for små virksomheder kan du overveje at integrere performance management software i din årlige gennemgangsproces. Virksomheder som Insperity, Namely og ADP TotalSource er HR-platforme, der hjælper små til mellemstore virksomheder med at arbejde, hvordan de effektivt kan give feedback til dine medarbejdere.

Et kvalitetsstyringssystem leverer rapportering i realtid og forbedret samarbejde mellem medarbejdere og ledelse. Platformerne hjælper dig let med at færdiggøre processen og gemmer resultaterne til gennemgang senere, hvilket resulterer i større medarbejderengagement og fastholdelse. Men selv i et sådant program skal du stadig vide, hvad du skal sige, og hvordan man siger det.

Besøg Nemlig

1. Giv regelmæssig, uformel feedback

Mens præstationsanmeldelser typisk sker en eller to gange om året, skal feedback ikke være begrænset til den korte periode. Du skal tilbyde konsekvente vurderinger hele året, så der ikke er nogen overraskelser.

”Tag ikke dine folk væk fra en præstationsanmeldelse,” sagde Erika Rasure, assisterende professor i erhvervs- og finansielle tjenester ved Maryville University. "Dette burde ikke være første gang, de hører fra dig, at de ikke presterer som forventet. Vær klar ved at skrive [og] sende kalenderinvitationer, og sæt forventninger og tonen til møderne."

Du skal også sørge for, at du konstant noterer dig medarbejdernes præstation - især når der ikke er nogen evaluering af resultater i horisonten.

"Medarbejdere fortjener en robust vurdering af deres arbejde i hele perioden, der er dækket, " sagde Gary Schneeberger, grundlægger og præsident for ROAR. "Alt for mange præstationsanmeldelser er kun baseret på, hvad manageren kan huske fra de sidste par uger, før evalueringerne skyldes HR. Ledere skal være forsætlige med at tage og indgive notater."

Forsøm ikke dine bedste kunstnere. Hvis du kun adresserer problemer eller fokuserer på medarbejderne, der ikke klarer sig så godt som andre, mangler du en mulighed for at udtrykke taknemmelighed over for dem, der former innovation, kreativitet og kultur i din virksomhed. Selvom de muligvis ikke har brug for så meget vejledning som andre ansatte, kan disse personer miste deres lidenskab eller motivation, hvis de ikke lejlighedsvis anerkendes.

"Meget værdifulde medarbejdere, der gør deres job og gør det godt, er ofte ikke prioriteringen af bekymring i performance review-cyklusser, hvilket resulterer i ubesvarede muligheder for at kommunikere, hvor meget organisationen værdsætter drevet og resultaterne af de bedste kunstnere, " sagde Rasure. "En uventet 'hold det store arbejde' e-mail, et hurtigt telefonopkald eller tekst sender et konstant signal til din medarbejder om, at du er opmærksom og værdsætter, hvad de gør."

2. Vær ærlig

Ingen arbejdstagere er perfekte, og der vil altid være plads til forbedringer. Bestem, hvad der er værd at adressere, og tøv ikke med at gøre det. Hvis der er et problem, som du ved, der påvirker dig og dit team, skal du ikke undgå det. At vippe rundt om emnet får du ikke noget sted.

James R. Bailey, professor i ledelse ved George Washington University School of Business opmuntrede til at være ærlig (men ikke brutalt) ærlig overfor arbejderne. Giv feedback på en måde, du ønsker at modtage den, hvis du var den ansatte. Diskussionen er afgørende og uundgåelig, så vælg en passende tilgang og hold dig fast ved den.

"Hvis nogen er en dårlig kunstner, og du ikke adresserer det i kvadratet, skal du vide, at alle andre på kontoret ved, at personen er en dårlig kunstner, og [ansatte] vil mærke dig som svag eller feig for ikke at tackle situationen, " Sagde Bailey.

Ledere bør også demonstrere og forvente klarhed, sagde Leon Rbibo, præsident for Laguna Pearl. "Der skal være krystalklar klarhed på begge sider af bordet, både hvad lederen forventer af, at medarbejderen går fremad, og hvad medarbejderen har brug for fra lederen."

Uden klarhed, sagde Rbibo, vil intet, du diskuterer under evalueringen, hjælpe situationen, og du finder dig selv drøfte de samme emner ved den næste resultatanmeldelse. Så vær klar, vær ærlig og husk, at intet vil ændre sig, hvis det ikke adresseres.

3. Gør det ansigt til ansigt

Den skriftlige gennemgang skal være en kort, men direkte oversigt over diskussionspunkter, hvilket skaber en mere nuanceret ansigt til ansigt samtale. Planlæg et møde i en kaffebar eller på et kontor uden for kontoret for at give en behagelig atmosfære. Hvis du gennemgår fjernarbejdere, skal du planlægge en videochat, så du stadig har en direkte samtale. Denne tilgang giver plads til diskussion og feedback om deres slutning og forhindrer miscommunications.

"Den eneste måde at levere præstationsanmeldelser er ansigt til ansigt med god tid til at præsentere og behandle, lytte og svare, " sagde Bailey. "Det er bare for vigtigt at henvise til e-mail eller telefon. At gøre det ville sende et signal om, at du ikke var interesseret nok om emnet til og med at tage dig tid til at mødes."

Efter at have skitseret eventuelle mangler eller fejltagelser, skal du tage dig tid til at diskutere beslutninger om disse problemer og skubbe medarbejderne til at kommentere de spørgsmål, du rejste.

4. Brug konkrete, relevante eksempler

Når du diskuterer forbedringsområder eller ting, en medarbejder har gjort det godt, skal du sørge for at have klare eksempler til reference. (Det er derfor, det er vigtigt at notere over lang tid.)

"Hvis du ikke har noget at henvise til, så taler du anekdotisk, " sagde Rbibo. "Dette forhindrer klarhed og forståelse. Hvis en medarbejder falder bagefter i bestemte nøgleprestationsområder, skal du pege på et eller to specifikke eksempler og adressere, hvordan du vil have dem, der håndteres anderledes i fremtiden."

At have eksempler beviser for medarbejderen, at du er opmærksom, og det tilføjer kredit til dine forventninger.

5. Afslut med en positiv note

Forlad ikke gennemgangen uden gensidig forståelse og respekt, og lad ikke nogen medarbejder føle, at de er i mørke fremad.

"Brug gennemgangsprocessen som en mulighed for at sætte opnåelige mål, der er specifikke for at imødekomme de forventninger, som medarbejderen ikke opfylder, men som også får medarbejderen til at føle, at de har en klar, rimelig handlingsplan, der kan få dem tilbage på sporet, " sagde Rasure.

Opmuntring af dine medarbejdere og udtryk for din påskønnelse giver et ekstra løft til en primært god gennemgang, eller det løfter din medarbejders humør efter en noget negativ evaluering. Positiv forstærkning og konstruktiv feedback kan gå langt i at give arbejdstagerne den selvtillid og drivkraft, de har brug for til at yde bedre.

6. Vælg dine ord med omhu

Vær meget opmærksom på, hvordan du sætter dine evalueringer. Her er fem ord og udtryk, der hjælper dig med at fremhæve en ansattes bidrag, baseret på James E. Neal's bog, Effective Phrases for Performance Appraisals (Neal Publications, 2009).

• Opnåelse: Indarbejd dette i en sætning, såsom "opnår optimale ydeevne niveauer med / for …"
• Kommunikationsevner: Setninger som "effektivt kommunikerer forventninger" eller "udmærker sig i at lette gruppediskussioner" går langt med en medarbejder.
• Kreativitet: Det at sætte pris på medarbejdernes kreative side kan skabe et gladere og mere motiveret personale. I en performanceevaluering skal du prøve "søger kreative alternativer" efterfulgt af specifikke eksempler og resultater.
• Forbedring: Medarbejdere kan godt lide at høre, at de forbedrer sig, og at det bliver bemærket. "Fortsætter med at vokse og forbedre", og "planlægger kontinuerligt for forbedringer" er to konstruktive sætninger, der skal bruges i en performance review.
• Ledelsesevne: Ledelsesevner og evnen til at styre andre er nøglen til medarbejdernes succes. Inkorporering af sætninger som "giver support i perioder med organisatorisk ændring" bærer vægt med din medarbejder.

Richard Grote, forfatter af How to Be Good to Performance Appraisals (Harvard Business Review Press, 2011), sagde, at i stedet for at bruge udtryk som "godt" eller "fremragende" i en anmeldelse, bør arbejdsgivere vælge et mere målorienteret sprog.

I et interview med Hcareers.com bemærkede Grote, at handlingsord som "udmærker sig", "udstiller", "demonstrerer", "griber fat", "genererer", "administrerer", "besidder", "kommunikerer", "overvåger", "instruerer" og "opnår" er mere meningsfulde.

Sådan implementeres performance management software

Mestring af dit sprog og tilgang er dine første skridt. De sande omkostninger ved præstationsanmeldelser til din organisation er den tid, som ledere og HR-medarbejdere bruger på at samle og skrive det materiale, der fungerer som fundamentet for hver anmeldelse. Og det er her performance management software kan hjælpe.

Afhængigt af dine HR-krav kan du integrere et åbent API-system eller outsource hele processen til en tredjepart. Virksomheder som Namely tilbyder en åben API-platform, der giver dig mulighed for at tilpasse softwaren afhængigt af størrelsen og omfanget af dine HR-krav.

Besøg Nemlig

Denne type system giver ledere og HR-medarbejdere mulighed for at sætte og overvåge mål og oprette tilpassede anmeldelser. Det anmoder også automatisk om svar fra ledere, ansatte og kolleger til gennemgangscyklen. De opretter en proces til en medarbejdercentreret gennemgang, der er kendt som en "360-gennemgang." Medarbejdere kan bruge den specialbyggede API-platform til selvbetjening af mange af deres HR-behov, hvilket kan spare dit team timer hver uge.

Den anden metode, der giver omkostningsbesparelser, er en professionel arbejdsgiverorganisation (PEO) som Insperity eller ADP TotalSource. Denne mulighed er ideel til små til mellemstore virksomheder, der ønsker at reducere deres HR-udgifter. Denne mulighed giver dig mulighed for at outsource præstationsanmeldelser og andre HR-opgaver gennem en samarbejdsaftale - en kontraktaftale, hvor udbyderen påtager sig ansvaret for tildelte opgaver.

Ved hjælp af virksomhedens apps har ledere og ansatte i realtid adgang til lønningsliste, tid og fordele. PEO'er har også den ekstra fordel ved at levere et komplet udvalg af professionelle HR-fordele, herunder overholdelse af de nyeste ansættelsesregler.

Eksempler på præstationsgennemgang

Dit ansvar som coach

Schneeberger huskede en praktikant, der nægtede at acceptere hendes anmeldelse, fordi vurderingerne ikke alle var "overstiger standarderne."

”Hendes grund til protesten var, at hun prøvede virkelig hårdt,” sagde han. Da han vidste, at hendes kæreste var en basketballspiller, spurgte Schneeberger praktikanten, hvis hans arbejde hårdt ved enhver øvelse automatisk betød, at han skulle starte, og hun var stille.

"Jeg påpegede, at mit job var det samme som hans træner - at hjælpe hende med at blive bedre, så hun billedligt kunne komme af bænken og ind i spillet, da hun begyndte på sin karriere. Jeg var nødt til at lære hende, hvordan hun kunne blive bedre - og jeg kunne ikke gøre det, hvis hun allerede var perfekt."

Frokostevaluering

Sergei Brovkin, grundlægger og rektor for Collectiver, huskede en manager, der holdt meget uformelle, uhensigtsmæssige evalueringer. "[Han] ville gøre det en gang om året, i løbet af sin frokost, mens han arbejdede med e-mails, " sagde han.”Det var en af grundene til, at jeg forlod firmaet.”

Falsk positivitet

Mike Cox, præsident for Cox Innovations, talte om et tidspunkt, hvor han tjente som HR-leder og fik en kollega til ham med beslutningen om at opsige en medarbejder. Efter gennemgang af medarbejderens præstationsevalueringer kunne Cox ikke se noget bevis på dårlig ydeevne eller fejl.

”Jeg fik at vide, at medarbejderen presterede dårligt på tidspunktet for gennemgangen, men blev betragtet som meget vigtig for et igangværende projekt, så [fik de] en unøjagtigt positiv gennemgang for at undgå at demotivere [medarbejderen i] en kritisk periode i projektet." Cox frarådes at opsige medarbejderen, indtil der blev givet en retfærdig evaluering. Medarbejderen blev alligevel opsagt og afviklet sagsøgte for uretmæssig opsigelse, hvilket førte til en kostbar afvikling for virksomheden.