Sådan Behandles Lønningsliste

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Når det kommer til behandling af lønningslister, er det normalt det bedste valg at investere i et lønsystem eller arbejde med en revisor. Der er utallige administrative og skatterelaterede opgaver involveret i lønningslister, der kan gøre det til en rigtig opgave. I henhold til tonelejen fra større lønudbydere har du det bedre med at bruge tid på at arbejde på at vokse din virksomhed end at behandle lønningslister. Alligevel behandler mange små virksomheder deres egen lønningsliste.

Hvis du er interesseret i at behandle lønningsliste manuelt og spare et par dollars hver måned i gebyrer for lønningsløsning, er der et par trin, du skal tage. Husk, at dette afhængigt af størrelsen på din virksomhed kan være en meget kompliceret proces.

Hvis du ikke allerede er ekspert i lønnings- og skattelovgivning, kan du støde på problemer med IRS. Selvom denne vejledning giver dig nogle handlinger, der kan håndteres, skal du konsultere en revisor eller en lønningsperson for at sikre, at du overholder de statslige og føderale skatte- og ansættelseskrav. Denne guide indeholder en grundlæggende oversigt og derefter en mere detaljeret, trin-for-trin-proces til manuelt at udfylde din virksomheds lønningsliste.

Redaktørens note: Leder du efter oplysninger om lønsystemer? Brug spørgeskemaet nedenfor, og vores leverandørpartnere vil kontakte dig med de oplysninger, du har brug for:

køberzone-widget

Grundlæggende lønningsledelse

Se disse grundlæggende trin som en køreplan for din lønningsproces. Der er mange detaljer, så det kan være let at gå tabt i detaljerne. Hvis du har lønningserfaring og har brug for en hurtig genopfriskning, kan dette første sæt trin være en hurtig ressource. Hvis du leder efter et dybere dykke, skal du fortsætte med at rulle til den fulde oversigt nedenfor. Der er også en liste over ressourcer i slutningen af denne historie, så hvis du har brug for hurtig indsigt i noget, kan du finde disse links nederst på siden.

• Før du begynder at beregne løn:

  • Få en medarbejderes EIN-nummer
  • Opret statslige eller lokale skatte-id'er

  • Indsaml medarbejder skat og økonomiske oplysninger

    • W-4 former
    • 1099 formularer (hvis du ansætter kontraktbaserede arbejdstagere)

  • Opret en lønplan

    • Vælg den rigtige lønplan for din virksomhed
    • Fastlæg betalingsdatoer

  • Sådan behandles man lønning manuelt:

    • Gennemgå timeplaner for medarbejdere
    • Bestem overtidsbetaling
    • Beregn bruttoløn
    • Bestem fradrag
    • Beregn nettoløn
    • Udsted betaling til medarbejdere ved hjælp af deres foretrukne leveringsmetode: papircheck, direkte indbetaling osv.

  • Hvad skal du huske på efter hver lønperiode:

    • Opbevar lønregistre
    • Vær opmærksom på potentielle fejlberegninger og fejl
    • Du skal rapportere nye ansættelser til IRS

Sådan behandles lønningsliste

Trin 1: Angiv dit arbejdsgiveridentifikationsnummer

Det første skridt, du skal tage i behandlingen af lønningslisten, er at bestemme dit arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN) og etablere din stats- og lokale skatte-id. Disse identifikationer vil blive brugt af regeringen til at spore dine virksomheds lønbeskatninger og sikre, at du opfylder kravene. Hvis du ikke kender din EIN, eller ikke har en, kan du besøge IRS-webstedet for at opsætte det. For dine statlige og lokale skatte-id'er, skal du gennem din stat og din kommune. [Er du interesseret i et lønsystem til din lille virksomhed ? Se vores anmeldelser og de bedste valg.]

Trin 2: Indsaml relevant medarbejderbeskatningsinformation

Inden du begynder at behandle lønningslister, skal du have dine medarbejdere til at udfylde forskellige skatteformer, så du kan redegøre for kvoter og andre skatteoplysninger. Disse formularer inkluderer W-4, I-9 (hvis det er en ny medarbejder) og W-2. Der er forskellige tilstandsformer og lokale former, som du bliver nødt til at give, men disse hænger sammen med, hvor din virksomhed fungerer. Hvis du har kontraktbaserede ansatte, skal du levere 1099.

Trin 3: Vælg en lønplan

Når du har de relevante skatter og juridiske oplysninger til at oprette lønningsliste, kan du vælge en tidsplan, der fungerer bedst for din virksomhed. Der er fire hovedplaner: månedligt, halvmånedeligt, hver uge og ugentligt. Det er vigtigt at forstå en fuldstændig opdeling af hver plan, inden du beslutter, hvilken er bedst for din virksomhed. Når du har valgt en tidsplan, skal du oprette en kalender med lønningsdage og notere de dage, hvor du bliver nødt til at behandle lønningsliste for dine medarbejdere for at få deres penge på den definerede dag. Indbyg vigtige kvartalsvise skattedatoer, ferier og årlige skatteregistreringer. Husk, at du bliver nødt til at gøre dette i starten af hvert år. Du ønsker også at etablere den foretrukne leveringsmetode for hver medarbejder. Mange virksomheder tilbyder for eksempel papircheck og indskudsmuligheder.

Trin 4: Beregn bruttoløn

Nu, hvor du har indstillet en lønningsliste og en arbejdsplan, kan du begynde at behandle din første lønningsliste. For at gøre dette skal du beregne den enkelte medarbejders bruttoløn. En medarbejders bruttoløn er summen af det antal timer, en medarbejder arbejder i en given lønperiode ganget med deres timepris. Start med at beregne antallet af timer, en medarbejder har arbejdet i en given lønperiode, og bemærk overarbejdstimer. Den ekstra tid skal udbetales til en højere sats, der er i overensstemmelse med føderal lovgivning. Hvis en timearbejder lægger mere end 40 timer om ugen, skal du betale halvanden time eller en medarbejders timeløn plus halvdelen af denne løn.

Her er et eksempel på beregning af bruttoløn.

• Arbejder A har arbejdet 50 timer i din ugentlige lønperiode og tjener $ 10 per time.
• 40 timer x $ 10 / time = $ 400
• 10 timer x $ 15 / time (halvanden gang) = $ 150
• Brutto løn = $ 550

Trin 5: Bestem hver medarbejders fradrag

Indsamle oplysninger fra dine arbejdstageres W-4'er, føderale og statslige krav, forsikringskrav og ydelseskrav for at bestemme hver medarbejders fradrag. Det er her benarbejdet kommer til behandlingen af lønningslister for din virksomhed. Hver stat er forskellig og tager forskellige skatter fra små virksomheder, så du bliver nødt til at undersøge din stats politikker, før du afslutter dette trin. Her er en grundlæggende liste over nogle hypotetiske krav:

• Føderale skatter
• Social sikkerhed
• Statsskatter
• Lokale skatter
• Medicare
• 401 (k) bidrag
• Arbejdstagernes kompensationsbidrag
• Andre fordele

Trin 6: Beregn nettoløn og betal dine medarbejdere

Tag hver medarbejders bruttoløn og træk deres fradrag fra dette beløb. Hvad der er tilbage er medarbejderens nettoløn eller tage hjemløn. Dette er, hvad du bliver nødt til at betale til hver medarbejder via direkte indbetaling eller papirkontrol, afhængigt af hvad dine medarbejdere foretrækker, og hvad du kan levere. De fradrag, du bliver nødt til at holde og betale med dine lønningsskatter hver måned eller kvartal, afhængigt af den tidsplan, du opretter.

Når du har fastlagt hver medarbejders nettoløn, kan du udbetale dine medarbejdere på deres planlagte lønningsdag.

Trin 7: Opbevar lønregistre og juster dig efter fejl

Når du behandler lønningslister, er det vigtigt at registrere dine transaktioner med henblik på skatte- og overholdelsesformål. Hvis en medarbejder bestrider betaling, eller IRS har brug for en form for dokumentation nede på linjen, skal du have poster klar. Især i tilfælde af, at en medarbejder bestrider en lønseddel, er det vigtigt at føre journaler, inklusive år til dato, så du kan sortere eventuelle problemer, der opstår.

Trin 8: Andre overvejelser

Husk, at du skal arkivere din virksomheds skatter hvert kvartal og hvert år. Det er vigtigt at konsultere en revisor for at forstå, hvordan dine lønbeskatninger passer ind i dette aspekt af din drift. Det er også vigtigt at huske, at du bliver nødt til at rapportere alle nye ansættelser, du foretager. At arbejde med en lønningsløsning eller en revisor betyder, at dette normalt ikke er dit ansvar.

Ressourcer

Det kan være vanskeligt at behandle lønningsliste manuelt, så disse ressourcer kan hjælpe med at yde yderligere support, når du starter din lønningsoperation.

• IRS-tilbageholdelsesberegner
• Lønstrin i henhold til SBA
• Ofte stillede spørgsmål om lønningslister
• Arbejdsgiveridentifikationsnummer-opslag
• Ansøgning om arbejdsgiveridentifikationsnummer
• Statens lønbeskatningsfordeling
• Retningslinjer for registrering og rapportering
• IRS retningslinjer for journalføring

Brug af lønningstjenester

Hvis du samarbejder med en revisor eller tilmelder dig lønningssoftware, behøver du ikke at gennemføre nogen af disse trin. I en lønningsløsning skal du indtaste relevante medarbejderoplysninger og godkende timer. Platformen beregner automatisk alle fradrag, bruttoløn og nettoløn. Lønudbydere har normalt webportaler, hvor dine medarbejdere kan logge på for at se lønmoduler, udgiftsdokumenter ved udgangen af året og opdatere deres oplysninger.