Sådan Forbedrer Du Etiketten Til Konferenceopkald

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Konferenceopkald kan give en god mulighed for samarbejde med medarbejdere eller klienter. Når de ikke ledes korrekt, kan de imidlertid ende med skærpelse for de involverede. Uanset om det er nødt til at lytte til irriterende baggrundsstøj eller en opkald, der monopoliserer mødet, ikke at følge korrekt etikette under et konferencesamtale kan få dem til at lytte til at hurtigt hænge på.

Barbara Mitchell, en menneskelig ressource- og managementkonsulent og forfatter af The Big Book of HR og The Essential Workplace Conflict Handbook, sagde konferencesamtaler er et værdifuldt værktøj i en stadig mere virtuel forretningsverden.

”Selvom det kan virke som om et konferenceopkald kun er endnu et telefonopkald, er det ikke,” sagde Mitchell. "Konferenceopkald har brug for nogle retningslinjer for at få succes."

Tidligere forskning fra Robert Half-bemanningsfirmaet OfficeTeam afslørede, at det at tale over andre, ikke være opmærksom og lave for meget støj er blandt de største overtrædelser af mødetelefonetiketten. Konkret sagde næsten 40 procent af medarbejderne i undersøgelsen, at flere deltagere, der taler på samme tid, er den mest distraherende opførsel på et konferencesamtale, mens en fjerdedel sagde, at opkaldere med overdreven baggrundsstøj er de mest irriterende.

Joanne Blake, en ekspert på forretningsetikette og administrerende direktør for Style for Success, sagde forberedelse er nøglen til at være vært for et produktivt konferenceopkald.

"Meget af faux pas, der følger, kan fjernes, hvis grundreglerne er fastlagt på forhånd eller regelmæssigt gennemgås, " sagde hun.

Redaktørens note: Hvis du leder efter oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den webkonference-service, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores søsterside BuyerZone gratis til at give dig oplysninger fra en række leverandører

køberzone-widget

Forbedring af dine konferenceopkald

At sikre, at alle på opkaldet har dagsordenen er en måde at sikre, at opkaldet går glat. Mødeværten skulle sætte en dagsorden og dele den med de deltagende inden mødet, ifølge Blake. Derudover bør de deltagende personer bruge tid på at gennemgå dagsordenen før mødet starter.

Mitchell var enig i, at en dagsorden er vigtig.”Ansøg poster til dagsordenen og send den derefter mindst 24 timer frem, så alle er forberedt,” sagde hun.

Når et møde starter, er det kritisk, at alle ved, hvem der taler. Jacqueline Whitmore, en ekspert i forretningsetikette og grundlægger af The Protocol School of Palm Beach, sagde, at det kan være ekstremt frustrerende for dem, der lytter til at ikke vide, hvem der taler.

"Hvis du taler med nogen, der ikke er bekendt med dig eller de mennesker i din virksomhed, er det nyttigt at vide, hvem der taler, " sagde Whitmore. Hun sagde, at når andre ikke ved, hvem du er, før du deler dine tanker, skulle du sige: "Dette er [dit navn]." Du behøver ikke at gøre dette, hver gang du taler under hele opkaldet, sagde Whitmore, men i det mindste i de indledende faser.

Som OfficeTeam-undersøgelsen fandt, er baggrundsstøj en anden stor konferenceopkald faux pas. Blake sagde, at konferencesamtaler og deltagere bør vælge det sted, de ringer til, omhyggeligt.

”Vælg et roligt sted, uanset om du er en deltager eller den person, der er leder af opkaldet,” sagde hun. "Hvis du kan høre opkald fra et hjemmekontor, hvor bjælkende hunde og børn, der løber rundt, kan høres, så luk døren og brug mute-knappen, når du ikke taler."

Whitmore sagde, at deltagerne skulle forstå, hvordan de kontrollerer deres volumen for at undgå distraherende lyde under mødet.

"Du vil blokere enhver omgivende støj, " sagde hun. "Sørg for, at alle ved, hvordan de bruger deres mute-knap."

Det er også vigtigt at sikre sig, at nogen er ansvarlig for mødet. Det burde ikke være en fri for alle situation, sagde Mitchell. Hun foreslår at foretage den, der indleder opkaldet til facilitatoren.

"Hvis du tager beslutninger om dette opkald, skal du bede nogen om at tage notater og derefter sende en opfølgende e-mail med det, der blev aftalt, ligesom du ville gøre, hvis du mødes ansigt til ansigt, " sagde Mitchell.

En anden vigtig klage over konferencesamtaler er, at deltagerne undertiden ikke er fuldt engagerede. Mange mener, at da de ikke kan ses, som i et ansigt til ansigt eller videomøde, kan de tage sig af andre opgaver, såsom at arbejde på andre opgaver, spise, skrive eller riffle gennem skuffer, sagde Blake.

"Hvis du er distraheret, kan du snuble, når du bliver bedt om at tale, " sagde hun.

Du skal også fortælle alle, hvis du skal hoppe af opkaldet tidligt.

"Hvis du er nødt til at aflevere opkaldet af en eller anden grund, skal du lade facilitatoren vide, at du forlader, så vi ikke ringer til dig og spilder tid, " sagde Mitchell.

Endelig ønsker du at holde mødet så længe det er planlagt. Det er vigtigt at respektere alles tid og samle op på det fastsatte tidspunkt.

"Det betragtes som respektløst, " sagde Blake om ikke at afslutte konferenceopkald til tiden. "Det påvirker produktiviteten og kan få dig til at møde som en dårlig tidschef."

Betydningen af etikette til konferenceopkald

Det er vigtigt at udvide din etikette til konferenceopkald, for på trods af stigningen i videokonferencer ser Whitmore ikke, at konferenceopkald snart vil gå væk.

”Det er et meget nyttigt værktøj,” sagde Whitmore. Hun tilføjede, at ikke alle har det godt med at bruge videoteknologi, mens konferenceopkald kun kræver at hente en telefon og ringe til nogle numre.

"Afhængigt af dine deltagernes teknologiniveau, ved de muligvis ikke, hvordan de skal bruge (videokonference-tjenester), " sagde Whitmore. "Så konferencesamtaler er meget let at få alle engageret. Det er meget lettere for de fleste mennesker."

Hvis du oplever et udslæt af dårlig opførsel og uproduktive konferencesamtaler, foreslår Mitchell at sammensætte en taskforce for at finde ud af, hvordan opkald fungerer fremad.