En Guide Til Behandling Af Lønningslister For Virksomhedsejere

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Lønningsliste er en vigtig funktion i enhver virksomhed. Som arbejdsgiver er det dit job at sikre, at dine arbejdstagere får kompensation. Det betyder, at du skal have en slags lønningsmetodik for at spore arbejdstimer, udstede skattefradrag og betale dine medarbejdere. På trods af at det er rygraden i mange virksomheder, kan det lønnsystem, du vælger, samt hvordan det fungerer nogle gange overses.

At forstå, hvorfor et lønsystem er nødvendigt, omkostningerne forbundet med lønningsliste, hvordan man indstiller et, og hvordan man finder den bedste løsning, kan være forskellen mellem et intuitivt skybaseret system og en forvirrende platform, der forårsager hovedpine.

Hvorfor er et lønsystem nødvendigt?

Hvis du betaler dine medarbejdere, har du brug for et lønsystem. Uanset om det er en skybaseret løsning eller manuel proces, har du brug for et system til at spore timer, forstå fradrag og udstede betalinger til dine medarbejdere. At vedtage en manuel proces kan være en enorm tidssug for en voksende lille virksomhed. Hvis du har flere ansatte, skal du manuelt spore deres timer og priser. Derefter skal du undersøge både føderal og statlig skattelov, så du trækker det rigtige skattebeløb fra hver lønseddel.

Efter alt dette bliver du nødt til at betale medarbejdere, spore årlige udgifter og følge øje med udbetalte udbetalinger. Der er adskillige ansvarsområder og faktorer, der skal jongleres, når man behandler lønningsliste manuelt. Hvis du prøver at arbejde på lønningslister og drive din virksomhed, er det let at blive overvældet.

Lønsteknologi automatiserer mange af disse processer og leverer endda onlineportaler til dine medarbejdere for at se vigtige betalingsoplysninger, som skattefradrag, 401 (k) udtræk og andre fordele på fordele. Vigtigere er det, at det hjælper virksomhedsejere med at fokusere på at drive deres virksomhed snarere på administrative opgaver, som lønningsliste.

Hvor meget koster lønningsløsninger?

At finde den rigtige lønningsløsning betyder at vurdere din indtægt og forstå, hvilken slags system du har brug for og har råd til. Der er to standardomkostningsstrukturer, hvad angår lønningsliste: månedlige betalinger og betalinger pr. Lønninger. Månedlige lønstrukturer medfører et grundlæggende månedligt gebyr og derefter et gebyr pr. Medarbejder. Disse basisgebyrer varierer fra $ 30 til $ 150 pr. Måned, og medarbejdergebyrene varierer fra $ 2 til $ 15 pr. Måned. Et fladt månedligt gebyr giver mulighed for ubegrænset lønningsløb uden ekstra omkostninger.

Hvis du har en masse kontrakt eller 1099 ansatte, betyder det, at du kan betale dem uden ekstra omkostninger for din virksomhed. Struktur pr. Lønning betyder, at du betaler et gebyr, hver gang du kører lønningslister, plus et gebyr pr. Medarbejder. Disse gebyrer pr. Lønning kan variere mellem $ 10 og $ 100 pr. Løb. Medarbejderomkostningerne ligger normalt mellem $ 2 og $ 15. Som arbejdsgiver kan disse omkostninger betyde forskellen mellem at dreje dine hjul på lønmodtageren og bruge tid på at drive din virksomhed.

Hvordan bestemmer du det bedste lønsystem til din virksomhed?

Som med at vælge enhver forretningsservice, skal du starte med at vurdere din virksomheds behov. Der er flere vigtige ting, du skal overveje, før du vælger en lønningstjeneste:

• Hvilke funktioner har du brug for? Dette kan omfatte funktioner som flere betalingsmuligheder, pyntebetalinger, betalt ledig ledighed, arbejdskompensationsadministration, arbejdsløshedsforsikring og detaljerede lønningsrapporter. En af de vigtigste funktioner, flere betalingsmuligheder, betyder, at du kan betale medarbejdere gennem direkte indbetaling, papirchecks eller betalingskort.
• Hvilken slags omkostningsstruktur fungerer bedst for din virksomhed? Hvis du kun vil køre lønningslister hver anden uge eller semimonthly, kan det være fornuftigt at betale pr. Lønningsløb for din virksomhed. Hvis du har brug for at køre lønningslister flere gange i en måned, kan det være bedre at vælge et månedligt gebyr.
• Skal du integrere din lønsoftware med tid og fremmøde eller HR-software? Nogle løsninger integreres bedre end andre.
• Giver lønningsløsningen medarbejdere adgang til selvbetjening? Medarbejderne skal være i stand til at logge på og se lønmoduler, skemaer ved udgangen af året og nogle funktioner til lønrapportering.
• Har du brug for din lønudbyder for at administrere fritid for dine ansatte?
• Har du brug for din lønudbyder for at rapportere nye ansættelser til regeringen på dine vegne?

Når du først har fået en bedre idé om den type service, du har brug for, kan du tjekke nogle af de store spillere. Business News Daily gennemgik mere end 70 lønudbydere for at afgøre, hvilke der var bedst for små virksomheder. Baseret på vores forskning er OnPay, Intuit, Gusto og SurePayroll de bedste virksomheder til små virksomheder. Du kan se en fuld oversigt over de bedste valg her, samt anmeldelser af andre udbydere af de bedste lønningstjenester på vores søsterside Business.com.

Hvad er nogle gratis lønningsmuligheder?

Mens de bedste virksomheder opkræver små virksomheder for deres tjenester, er der nogle gratis løsninger, der er ideelle til små virksomheder. Der er flere onlineindstillinger som Payroll4Free.com, Wave og eSmart Paycheck. Før du beslutter at bruge en gratis lønningsudbyder, er det vigtigt at vurdere dine egne behov og vælge en der gels med din virksomhed. Mange gratis udbydere er situationspecifikke og leverer tjenester til internationale virksomheder, virksomheder, der ansætter uafhængige entreprenører og meget små virksomheder.

Hvordan fungerer lønningslister?

Lønssoftware automatiserer alle de nødvendige krav til nøjagtigt kørende lønningsliste. De beregner automatisk det rigtige beløb, som dine ansatte skal udbetales hver lønperiode, baseret på det antal timer, de har arbejdet. Hvis du har lønmodtagere, sporer lønnsoftware også lønmodtagere og betaler dem nøjagtigt. Den største fordel ved at bruge lønnsoftware er, at skatter automatisk trækkes fra lønchecks for medarbejdere. Du behøver ikke at bekymre dig om at betale lønafgift eller forkert indberette medarbejdernes løn. Mange lønningsselskaber giver dig en 100 procents garanti, så hvis der er en fejl, vil lønselskabet tage ansvaret, og din virksomhed vil ikke være i haken med IRS. Da lønsystemer fungerer gennem en automatiseret proces, kan du fokusere på at drive din virksomhed.

Hvordan opretter du et lønsystem?

Som arbejdsgiver er det første skridt at oprette et lønsystem for din virksomhed at kontakte virksomheden med de tjenester, du er interesseret i. Du kan arbejde sammen med en sælger for at få den rigtige plan for din virksomhed. Dine medarbejdere bliver nødt til at udfylde de nødvendige blanketter og være ombord, og din virksomhed bliver nødt til at etablere vigtige skatteoplysninger. Når du har håndteret det nødvendige papirarbejde, kan du arbejde med virksomheden for at fastlægge typen af lønperiode for din virksomhed samt skitsere medarbejdernes kompensationsoplysninger. Husk, at nogle virksomheder muligvis kræver, at du konfigurerer systemet.

Hvordan lærer du at bruge et lønsystem?

Ligesom at opsætte din software, falder det at lære at bruge systemet på det firma, du samarbejder med. At køre lønningsliste gennem en softwareapplikation involverer normalt grundlæggende opgaver som manager (eller ejer) godkendelse af tidskort og derefter etablere en dag eller et tidspunkt, der skal køre lønningslister. Hvis du arbejder med et firma, der passer til dine behov og er en velrenommeret brancheafspiller, er disse lønningstjenester intuitive og forholdsvis lette at bruge. Mange virksomheder vil også give kontaktpunkter for grundlæggende spørgsmål og support.

Hvordan kan lønningssoftware hjælpe mig med lønningsafgift?

Lønssoftware beregner og fratrækker både statslige og føderale skatter automatisk fra din medarbejders løn. Det vil også håndtere betalinger med lønningsskat til regeringen. Sørg for at spørge det firma, du overvejer at samarbejde med om denne funktion. De fleste virksomheder tilbyder lønbeskatningsstøtte, men nogle er måske ikke. Under alle omstændigheder er det ikke nødvendigt at bekymre sig om skat af en af de største fordele ved at arbejde med en leverandør af lønningssoftware. Skattelovgivning og beskatning af medarbejdere er altid struktureret til at ændre sig. Lønnselskaber har teammedlemmer dedikeret til at overvåge disse ændringer og implementere dem i din virksomhed. Denne form for opmærksomhed kan holde dig kompatibel, og du behøver ikke bruge tid på at sile gennem skattelovgivningen.

Er lønningsliste en HR- eller finansieringsfunktion?

Lønsfunktioner både i HR og finansieringskapacitet. Det involverer finansiering, fordi lønningslisten er en af din virksomheds faste omkostninger. Lønningsliste er også en funktion af HR, da det involverer sporing af ting som arbejdede timer, ledige anmodninger og oplysninger om fordele. Mange lønningsselskaber integrerer problemfrit med eksisterende tids- og tilstedeværelsessoftware og HR-styringsværktøjer. Nogle virksomheder, som ADP, leverer muligvis deres egne versioner af disse tjenester, så de følger med dit lønningstilbud.

Hvordan migrerer du dine data mellem lønudbydere?

Hvis du allerede arbejder med en online lønudbyder og ønsker at skifte til en ny service, er det muligt at gøre det med minimal hovedpine. Det bedste tidspunkt at skifte er normalt ved udgangen af et kvartal eller begyndelsen af året, men dette er ikke et krav, der er sat i sten. Før du forbereder dig på at skifte, skal du tale med din nye lønudbyder (eller potentiel ny service) og bede om råd. Baseret på din virksomheds specifikke situation kan det være fornuftigt at spørge din nye lønningsudbyder, hvornår det bedste tidspunkt at skifte er, hvilke oplysninger der skal prioriteres under flytningen, og hvor lang tid skiftet vil tage. I henhold til Insperity er der nogle grundlæggende oplysninger, du skal have klar til, når du skifter:

• Medarbejdernes navne, adresser og personnummer
• Oplysninger om fradrag eller information om W-4
• Medarbejders bankkontooplysninger
• Dine føderale, statslige og eventuelle andre skatte-id-numre
• År-til-dato og kvartal-til-dato totaler
• Ufuldstændige kontroller
• Kopier af dine skatteskemaer fra det foregående kvartal