Valg Af Et Dokumentstyringssystem: En Guide

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Kan du huske de dage, hvor arkivering skabe foret hver kontormur? Eller er det stadig tilfældet, at papirregistre optager værdifulde firkantede optagelser og gør det vanskeligt at forblive organiseret? Heldigvis har vi i nutidens digitale verden dokumenthåndteringssoftware, der forbedrer både organisationen og tilgængeligheden af alle virksomhedsdokumenter.

Men hvor skal man starte, når man vælger et dokumentstyringssystem? Det er trods alt et overfyldt felt med mange forskellige leverandører. Denne guide hjælper dig med at forstå det grundlæggende i dokumenthåndteringssystemer og give dig en køreplan for indkøbsprocessen. Hvis du ønsker en pålidelig shortlist at vælge imellem, kan du altid tjekke vores bedste valg af dokumenthåndteringssoftware.

Hvad er et dokumentstyringssystem?

Dokumenthåndteringssystemer er i det væsentlige elektroniske arkiveringsskabe, som din organisation kan bruge som et fundament til at organisere alle digitale og papirdokumenter. Eventuelle papirkopier af dokumenter kan blot uploades direkte til dokumentstyringssystemet med en scanner. Ofte giver dokumentstyringssystemer brugere mulighed for at indtaste metadata og tags, der kan bruges til at organisere alle lagrede filer.

De fleste dokumenthåndteringssoftware har en indbygget søgemaskine, der giver brugerne mulighed for hurtigt at navigere selv i de mest ekspansive dokumentbiblioteker for at få adgang til den relevante fil. Opbevaring af følsomme dokumenter også? Vær ikke bange - de fleste dokumenthåndteringssystemer har tilladelsesindstillinger, hvilket sikrer, at kun det relevante personale kan få adgang til privilegerede oplysninger.

Dette er nogle af de vigtigste dokumentstyringsfunktioner:

• Opbevaring af forskellige dokumenttyper, herunder tekstbehandlingsfiler, e-mails, PDF'er og regneark
• Nøgleordssøgning
• Tilladt adgang til visse dokumenter
• Overvågningsværktøjer for at se, hvilke brugere der får adgang til hvilke dokumenter
• Versioneringsværktøjer, der sporer redigeringer til dokumenter og gendanner gamle versioner
• Kontroller, der regulerer, hvornår forældede dokumenter kan slettes
• Support til mobilenhed til adgang, redigering og deling af dokumenter

Redaktørens note: Leder du efter et dokumentstyringssystem til din virksomhed? Hvis du leder efter oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor til at få vores søsterside, BuyerZone, give dig oplysninger fra en række forskellige leverandører gratis:

køberzone-widget

Valg af det rigtige dokumentstyringssystem starter med en nøjagtig vurdering af dine organisatoriske behov. Et af de største valg, du skal tage lige fra flagermus, er, om du vil have en lokal eller skybaseret løsning. Hver type system tilbyder den samme funktionalitet, men der er adskillige nøgleforskelle i måden, hvorpå vedligeholdelse udføres og data gemmes.

Lokalt dokumentstyringssystem

En lokal løsning kræver, at du bruger dine egne servere og opbevaring, hvilket betyder, at du skal udføre din egen vedligeholdelse. Du er også ansvarlig for sikkerheden i alle dine data, så det er vigtigt at sikkerhedskopiere dem. Denne mulighed giver typisk mening for større virksomheder med dedikerede it-ressourcer på grund af dets højere tekniske krav, men det sætter dig også direkte kontrol over dit eget system. Teknisk support og softwareopdateringer fra sælgeren er normalt betinget af, om du kontinuerligt fornyer en årlig abonnementspakke.

Fordele: Den største fordel ved et selvhostede dokumenthåndteringssystem er, at du altid har kontrol over dit system og ikke stoler på nogen anden for at holde det i gang. Du er heller ikke afhængig af internettet. Hvis din online-forbindelse går ned, har du stadig adgang til alle dine dokumenter.

Ulemper: Ulempen kommer med de store forhåndsomkostninger samt den ekstra årlige udgift af softwareopdateringer. Derudover er det op til dig at sikre dig, at du har et ordentligt backup-system på plads, da dine filer ikke automatisk gemmes i skyen. Et andet muligt negativt er, at ikke alle selvhostede systemer fungerer med både Windows- og Mac-computere; mange er kun kompatible med det ene eller det andet.

Skybaseret dokumentstyringssystem

Cloudbaseret software hostes af din udbyder og gøres tilgængelig for din organisation online. Cloud-baserede løsninger opkræver typisk et månedligt eller årligt gebyr, der inkluderer al vedligeholdelse og softwareopdateringer. Afhængigt af det system, du vælger, og de funktioner, du har brug for, kan priserne på skybaserede systemer variere fra et par dollars pr. Bruger pr. Måned til mere end $ 100.

Fordele: De største fordele er, at du ikke har brug for et IT-team til at installere softwaren og holde den kørt ordentligt, og at der ikke er nogen store forhåndsomkostninger. Du kan også benytte dig af disse systemer hvor som helst, der har onlineadgang, og du behøver ikke at tage backup af dine filer, da de automatisk gemmer i skyen.

Ulemper: Du er prisgivet fra din udbyder for at holde systemet kørt. Hvis din udbyder har et problem med sit datacenter, kan det forhindre dig i at få adgang til dine filer, indtil situationen er løst. Hvis din internetforbindelse mislykkes, kan du ikke komme til dine filer. Cloud-løsninger har typisk også lagringsgrænser.

Ofte stillede spørgsmål om dokumenthåndteringssystem

Dokumenthåndteringssystemer kan være spredte og komplekse. Hvis du stadig ikke er sikker på, hvor du skal starte, skal du overveje denne liste med ofte stillede spørgsmål.

Spørgsmål: Er dokumenthåndteringssystemer kun værdifulde for store organisationer, eller kan små virksomheder også drage fordel af dem?

Sv.: Selvom de muligvis ikke har det store antal filer, som større organisationer udfører, kan små virksomheder stadig drage fordel af dokumentstyringssystemer.

Spørgsmål: Jeg ser ofte henvisninger til dokumenthåndteringssystemer, dokumenthåndteringssoftware og dokumenthåndteringsløsninger. Hvad er forskellene?

A: På trods af de forskellige navne udfører de alle de samme opgaver. Udtrykkene kan bruges om hverandre til at beskrive de samme platforme.

Spørgsmål: Hvad er forskellen mellem skylagring og skybaserede dokumentstyringssystemer?

Sv: Mens cloud-lagring simpelthen fungerer som et sted at huse dokumenter i skyen, er skybaserede dokumentstyringssystemer meget mere robuste løsninger til at hjælpe virksomheder med at administrere deres vigtige dokumenter.

Spørgsmål: Hvordan får du dokumenter gemt i systemet?

A: Der er flere måder at tilføje filer, såsom at uploade dem fra din computer og scanne papirdokumenter direkte ind i systemet.

Spørgsmål: Hvordan finder du dokumenter i systemet, efter at de er arkiveret væk?

A: Disse systemer tilbyder mange måder til hurtigt at finde dokumenter, herunder ved at søge i filens titel, navnet på forfatteren og hvornår den blev tilføjet til systemet. Derudover giver mange af disse løsninger dig mulighed for at søge efter indhold i hver fil eller efter filtype.

Sp.: Arbejder dokumentstyringssystemer med andre programmer, jeg allerede bruger?

A: De fleste systemer har integrationer til Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks og flere andre populære programmer. Nogle inkluderer også en applikationsprogrammeringsgrænseflade (API), der tillader tilpassede integrationer.

Spørgsmål: Kan dokumentadministrationssystemer hjælpe dig med at få gjort arbejde på andre måder udover at holde dig mere organiseret?

A: Ja, og en måde er med workflow-værktøjer, der hjælper virksomheder med at holde opgaver og projekter på sporet. Disse værktøjer, der er inkluderet i nogle systemer, giver ansatte besked, når det er deres tid til at arbejde på visse opgaver og hjælper med at sikre, at opgaver aldrig går tabt i en medarbejders indbakke.

Sp.: Med dokumenthåndteringssystemer, har alle brugere adgang til hver fil?

A: De fleste dokumenthåndteringssystemer har sikkerhedsbegrænsninger, der kan kontrollere, hvilke ansatte har adgang til hvilke filer. Dette sikrer, at medarbejderne kun ser de dokumenter, de skal. For eksempel kan personalkontrakter indstilles til kun at være tilgængelige for HR-personale snarere end for ethvert medlem af organisationen.

Sp.: Hvad sker der, hvis en katastrofe rammer min virksomhed? Er de filer og dokumenter, der er gemt i systemet mistet for godt?

A: En stor fordel ved de skybaserede løsninger er, at dine data gemmes sikkert offsite. Lokale løsninger er ofte afhængige af dine egne servere og opbevaring, så det er vigtigt at tage backup af alle dine data.

Hvad man skal kigge efter i et dokumentstyringssystem

Når du vælger et dokumentadministrationssystem, er der et par nøglefunktioner, du skal holde øje med. Diskuter dine behov indgående med eventuelle salgsmedarbejdere, du kontakter, og sørg for at få tekniske specifikationer og priser skriftligt. Vi anbefaler at sikre, at ethvert dokumentstyringssystem, du overvejer, indeholder følgende:

• Filstruktur: Systemet skal tilbyde en brugervenlig filstruktur, der giver mening for brugerne, såsom en kabinet-skuffe-mappetilgang.
• Søgning: Du vil have en bred vifte af muligheder for hurtigt at finde filer. Du skal være i stand til at søge ikke kun efter filens navn, men også efter indholdet inde i filen, dato, hvor den sidst blev ændret, filtype og mere.
• Brugervenlighed: Systemet skal være enkelt for medarbejderne at bruge. Hvis det er for svært, får du ikke fuldstændigt buy-in fra personalet, hvilket vil forstyrre din daglige drift og føre til forvirring.
• Mobil adgang: Du vil have et dokumentstyringssystem, der altid er tilgængeligt via smartphones og tablets.
• Integration: Systemet skal let integreres med de programmer, du allerede bruger, f.eks. Din e-mail-klient og software til styring af kundeforhold. Spørg om åbne API'er, når du diskuterer en løsning med en salgsrepræsentant.
• Scanning: Løsningen skal være kompatibel med en lang række scannere.
• Sikkerhed: Systemet skal give dig mulighed for at begrænse, hvem der kan se specifikke mapper og filer. Du skal være i stand til at indstille adgangstilladelser fra medarbejderen.

Klar til at vælge et dokumentstyringssystem? Her er en oversigt over vores komplette dækning:

• Bedste dokumenthåndteringssoftware og systemer 2019
• Bedste billedstyringssystem til lave omkostninger
• Bedste samlede dokumenthåndteringssystem
• Bedste dokumenthåndteringssystem til små virksomheder
• Bedste dokumentstyringssystem til samarbejde

Redaktørens note: Leder du efter et dokumentstyringssystem til din virksomhed? Hvis du leder efter oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor til at få vores søsterside, BuyerZone, give dig oplysninger fra en række forskellige leverandører gratis:

køberzone-widget