Bedste Dokumentstyringssystem Til Samarbejde

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Vores forskning og analyse af dokumenthåndteringssystemer i 2019 fører til, at vi anbefaler Alfresco Content Services som det bedste dokumenthåndteringssystem til samarbejde. Vi valgte Alfresco Content Services blandt de snesevis af dokumentstyringssystemer, vi overvejede. Hvis du vil læse vores fulde metodologi og en mere omfattende liste over dokumenthåndteringssystemer, skal du besøge vores side med bedste valg.

Hvorfor Alfresco Content Services?

Alfresco Content Services er vores bedste valg til dokumentstyringssystem til samarbejde, fordi det er specifikt designet til at tilskynde til samarbejde mellem teammedlemmer. Ud over de vigtigste funktioner, vi kiggede efter i et dokumenthåndteringssystem, vedligeholder Alfresco Content Services arbejdsgange til automatiseringsværktøjer, såsom en metadataregelmotor, samt nemt indholdsoprettelse og redigeringsværktøjer.

Redaktørens note: Leder du efter et dokumentstyringssystem til din virksomhed? For at hjælpe dig med at vælge det, der passer dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor til at få vores søsterside BuyerZone til at give dig oplysninger fra en række forskellige leverandører gratis:

køberzone-widget

Samarbejdsværktøjer

Alfresco Content Services gør det nemt at oprette og redigere dokumenter direkte i systemet. Dets integrationer med Google Docs og Microsoft Office - som giver mulighed for oprettelse, upload og kategorisering af nye dokumenter uden at forlade systemet - er især gode samarbejdsfunktioner, der understøtter teamets evne til at arbejde tæt sammen i Alfresco. Tilsvarende kan man få adgang til dokumenter ved hjælp af disse velkendte programmer, når de først er i systemet, hvilket gør det let for alle tilladte brugere at redigere dokumenter undervejs.

Alfresco Content Services tilbyder også workflow-værktøjer, såsom opgaver, der hjælper teammedlemmer og ledere med at forblive på toppen af deres ansvar og fremskridt. Ledere kan starte en opgave-arbejdsgang på ethvert dokument ved at vælge specifikke handlingsemner som "send dokumenter til gennemgang" eller "anmodning om dokumentgodkendelse." Disse opgaver kan derefter tildeles andre brugere på systemet med en forfaldsdato og prioritetsniveau. Alle brugere, der er involveret i arbejdsgangen, bliver underrettet, når opgaverne er afsluttet. Arbejdsgange i Alfresco Content Services gør det muligt for teams at arbejde sammen døgnet rundt i overensstemmelse med en etableret ansvarsstruktur, selv når ledere ikke er logget ind.

Ud over de skybaserede og lokale hostede indstillinger er Alfresco Content Services tilgængelig i en hybridmodel, der giver dit team mulighed for at arbejde i skyen og bag din egen firewall på firmaets servere på samme tid.

Brugervenlighed

Alfrescos brugergrænseflade er relativt ren og mangler noget af den intuitive navigation, som vi kiggede efter i vores gennemgang. Det er et komplekst system med meget dybde, hvis mere nuancerede aspekter sandsynligvis vil tage brugerne nogen tid at mestre.

Som mange andre dokumentstyringssystemer viser Alfresco et mappetræ i venstre side af instrumentbrættet. For indhold, der allerede findes i systemet, fungerer navigation meget som Windows, så det er let at finde eksisterende dokumenter.

Øverst på grænsefladen findes faner til Hjem, Mine filer, Delte filer, Websteder, Opgaver, Mennesker, Opbevaringsværktøj og Administratorværktøjer. Disse faner navigerer til separate vinduer i systemet. Dette kan tage nogen tid at vænne sig til, sammenlignet med dokumentstyringssystemer, der primært navigeres gennem et centralt dashboard. Fanen Opbevaringssted er, hvor brugere tilføjer indhold til systemet og bestemmer, hvordan det skal organiseres.

På trods af indlæringskurven har Alfresco nogle nyttige funktioner, der gør indholdsskabelsen enklere. F.eks. Tillader dens integration med Google Docs brugerne at oprette nye dokumenter direkte via Alfrescos platform snarere end at uploade eksisterende dokumenter uden for systemet. Integrationerne gør det nemt at arbejde i Alfresco uden nogensinde at forlade softwaren. Du kan også downloade disse dokumenter direkte som Microsoft Office-filer fra Alfresco.

Funktioner

Alfresco Content Services tilbyder nogle af de mest nyttige funktioner, vi kiggede efter i et dokumenthåndteringssystem, inklusive OCR (optisk tegngenkendelse) ved scanning i nye dokumenter og indekseringsværktøjer, der hjælper brugerne med at kategorisere og organisere dokumenter korrekt.

Alfresco inkluderer også brugerdefinerede skabeloner, der giver mulighed for oprettelse af templerede mappestrukturer, der er lette at kopiere. Denne funktion er nyttig til at etablere standardiserede arbejdsgange, der matcher dit teams præference og kultur på arbejdspladsen, og som holder dokumenter organiseret på en universalt genkendelig måde.

Som de andre førende dokumenthåndteringssystemer, vi har gennemgået, har Alfresco et robust indholdsmetadataværktøj, der giver brugerne mulighed for at tagge alle filer med identificerende etiketter, som andre medlemmer af dit team let kan søge efter. Tilføjelse af nøgleord, kategorier og beskrivelser til dokumenter gør dem lettere at finde. Administratorer kan også indstille regler for bestemte dokumenter, automatisk anvende de relevante metadata på filerne baseret på visse triggere.

Når metadata er anvendt på et dokument, kan teammedlemmer bruge søgefunktionen til at finde og få adgang til det. Søgefunktionen inkluderer et felt for nøgleord, filnavn, dokumenttitel, beskrivelse og uploaddato.

Prisfastsættelse

Alfresco-produkter og -tjenester er en del af en større digital forretningsplatform, men kan købes individuelt. Alfresco Document Management System's pris er baseret på din virksomheds størrelse og omfanget af de tjenester, du har brug for.

Virksomheden tilbyder tre forskellige niveauer, der varierer i pris afhængigt af dine behov.

• Startudgave: Denne version understøtter op til 100 navngivne brugere. Det kan integreres med Microsoft Outlook, records management og Salesforce CRM.
• Forretningsudgave: Denne version understøtter op til 300 navngivne brugere med mulighed for at tilføje flere. Det understøtter de samme tilføjelser som Starter-udgaven, plus Alfrescos mediehåndteringsværktøj, dokumenttransformationsmotor og medietransformation-motor.
• Enterprise-udgave: Denne version understøtter op til 1.000 navngivne brugere med mulighed for at tilføje flere. Det understøtter de samme tilføjelser som Business-udgaven plus Alfrescos indeksmotor- og indholdskrypteringsværktøjer.

For at få et unikt tilbud for din virksomhed, skal du kontakte Alfresco salgsafdeling med dine specifikke krav.

Kunde service

Vores kundeserviceoplevelse med Alfresco var positiv. Både virksomhedens livechat og telefonrepræsentant ledte os gennem produktet og klarede de punkter, vi fandt i virksomhedsdokumentation. Efter opkaldet videresendte de os links til yderligere ressourcer til at lære om Alfresco Content Services. Vi blev ikke presset til straks at tage en købsbeslutning, og repræsentanten på telefonen forblev engageret, da vi forklarede, at vi blot testede markedet på dette tidspunkt for at se, hvad der kunne være en god pasform for vores hypotetiske virksomhed.

Alfresco kræver et kundesupportabonnement, ligesom mange af de andre leverandører af dokumentstyringssystemer, vi har gennemgået. Det årlige abonnement inkluderer 24/7 adgang til Alfresco supportportal og selvstyret materiale samt web-, e-mail- og telefonstøtte.

Begrænsninger

Der er lidt af en læringskurve for at blive virkelig behagelig ved at bruge alle de tilgængelige funktioner. Det kræver lidt øvelse og træning for bedst at udnytte samarbejdsværktøjerne og workflow-automatiseringsfunktioner, såsom metadatareglerne. Når brugere først er dygtige til softwaren, er Alfrescos samarbejdsfunktioner imidlertid yderst effektive.

En anden potentiel begrænsning er systemets prisfastsættelse. Priserne varierer afhængigt af størrelsen på din virksomhed og omfanget af dine behov, og vi var ikke i stand til at få et tilbud fra købmand fra salgsafdelingen med den begrænsede information, vi kunne tilbyde om vores hypotetiske forretning. Virksomheden tilbyder dog en 14-dages gratis prøveversion af sin skybaserede version, så du kan bestemme, hvad du får for den pris, du er citeret, før du beslutter dig for, om det er værd at købe.

Klar til at vælge et dokumentstyringssystem? Her er en oversigt over vores komplette dækning:

• Dokumenthåndteringssystemer: En købervejledning
• Bedste dokumenthåndteringssoftware og systemer 2019
• Bedste billedstyringssystem til lave omkostninger
• Bedste samlede dokumenthåndteringssystem
• Bedste dokumenthåndteringssystem til små virksomheder