Bedste Dokumenthåndteringssoftware Generelt

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Vores forskning og analyse af dokumenthåndteringssystemer i 2019 fører til, at vi anbefaler M-Files som det bedste samlede dokumenthåndteringssystem. Vi valgte M-Files fra snesevis af dokumentstyringssystemer, vi overvejede. For at lære, hvordan vi nåede frem til vores bedste valg og for en omfattende liste over dokumenthåndteringssystemer, kan du besøge vores side med bedste valg af valg af valg.

Hvorfor M-filer?

M-Files er en brugervenlig, omfattende dokumenthåndteringssoftwareapplikation, der inkluderer digitale arkiveringsfunktioner og produktivitetssystemer. M-Files tilbyder funktioner til både små virksomheder og virksomheder, hvilket gør det til en skalerbar løsning for voksende virksomheder. Softwaren kan gemme mange dokumenter og giver et ligetil klassificeringssystem for at holde tingene organiseret. Derudover har den effektive søgefunktioner, der hjælper brugere hurtigt med at nulstille det nøjagtige dokument, de leder efter.

M-Files understøttes på Windows og Mac OS, men Linux-brugere kan få adgang til M-Files via den webbaserede version. Understøttede webbrowsere inkluderer Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer og Safari. M-Files 'mobilapplikation understøttes på iOS 9 og nyere samt Android 4.4 og nyere.

Redaktørens note: Leder du efter et dokumentstyringssystem til din virksomhed? Hvis du leder efter oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores søsterside BuyerZone til at give dig oplysninger fra en række forskellige leverandører gratis:

køberzone-widget

Brugervenlighed

M-Files 'brugergrænseflade er nem at navigere og gentager den velkendte fornemmelse af Windows Stifinder-layout på pc'er. Det inkluderer funktioner, som de fleste brugere er komfortable med, som at kopiere og dele filer med en simpel højreklik og træk-og-slip-funktion. Efterligning af den velkendte brugergrænseflade til Windows reducerer omkostningerne og byrden ved at uddanne medarbejdere til at bruge M-filer, hvilket gør det lettere at komme hurtigt op og køre, når softwaren er implementeret.

Mac-brugere vil se en masse crossover med M-Files 'interface fra Mac Finder. En vigtig forskel er dog, at det ikke kræver den samme type mappekategorisering. I stedet inkluderer dokumenter metatags. Disse metatags kan bruges til at gøre søgning efter og placering af specifikke dokumenter en nem proces.

Når du har installeret denne platform, vises M-Files som et ekstra drev på din computer. Som ethvert andet drev kan brugere trække og slippe filer til M-filer. Brugere kan også få adgang til dokumenter, der er gemt i M-Files og kopiere dem til ethvert andet drev, og om nødvendigt oprette lokale kopier. Brugere kan også oprette og gemme dokumenter fra ethvert andet program direkte i M-Files, ligesom de ville gøre med ethvert andet drev.

Funktioner

M-Files fungerer sammen med din scanner. Den undersøger skannede dokumenter med optisk tegngenkendelse (OCR), som automatiserer metatagprocessen og kategoriserer scannede filer til dig. Brugere kan tilføje yderligere metatags manuelt om nødvendigt. Automatiseringsprocessen er især nyttig for virksomheder, der skifter fra et papirarkiv til et digitalt, fordi det hurtigt oversætter tusinder af papirdokumenter til et organiseret digitalt arkivkabinet uden megen menneskelig indsats. Når dokumenter er blevet sorteret efter M-Files 'OCR-funktion og gemt i platformen, kan de søges. M-Files har en indbygget søgemaskine, så ved at tilslutte et par søgeord, kan du finde endda scannede dokumenter.

Workflow-automatiseringsfunktioner, herunder gennemgang og godkendelsesmeddelelser for kontrakter, standardprocedurer og automatisering af filkategorisering, kan programmeres i systemet for at holde dit kontor kørende. Ved at strømline arbejdsgange hjælper denne dokumentstyringsapplikation medarbejderne med at holde fokus på opgaver med højere orden og forbedre effektiviteten og produktiviteten, især under store dokumentmigreringsprojekter.

Versionering er en anden yderst nyttig funktion ved softwaren. Versionering holder oversigt over hvert dokuments historie, inklusive når det sidst blev åbnet, hvem der åbnede det, og hvilke ændringer der blev foretaget. Versioneringsfunktionen gør det nemmere at holde faner med at udvikle dokumenter, og det giver ofte en dokumenthistorik, der strækker sig helt tilbage til, da dokumentet først blev oprettet.

Platformen har en tilladelsesfunktion, der giver administratorer mulighed for at indstille forskellige niveauer af adgang for bestemte brugere. F.eks. Kan ledere i personaleafdelingen kræve adgang til hver medarbejderkontrakt, mens den typiske medarbejder ikke ville. M-Files tilbyder en række tilladelser, der giver administratorer mulighed for at skræddersy adgang og redigeringsevne, der passer til hver enkelt medarbejders specifikke rolle i organisationen. Du kan også give bestemte brugere, såsom en manager eller en udøvende, prioritet frem for andre, såsom medarbejdere på entry-level, med M-Files 'tilladelsesfunktion.

Brugere kan udpege visse filer til offline brug, hvis de forventer, at de vil være uden internetadgang. Filer kan udpeges til offline brug af projekt, filtype eller klient. Når filer er udpeget, er de tilgængelige på en brugers bærbare eller mobile enhed. Eventuelle ændringer, der foretages, mens brugeren er offline, synkroniseres automatisk på tværs af alle brugere, når netværksadgang er gendannet.

Deling af filer med kolleger, klienter og relevante tredjeparter gøres også nemt og problemfrit direkte i M-Files-grænsefladen, hvilket reducerer behovet for at sende e-mail-vedhæftede filer, hver gang et dokument opdateres. M-Files integreres også med Microsoft Outlook, så brugerne blot kan overføre e-mail-vedhæftede filer direkte til M-Files-drevet.

Prisfastsættelse

M-Files 'pris er baseret på dine virksomheds behov, hvor mange brugere du planlægger at tilføje til systemet, og hvis du går med et lokalt system, et skysystem eller hybrid.

Mens M-Files er et godt system for små og mellemstore virksomheder, især dem, der forventer at skalere op i den nærmeste fremtid, fortalte repræsentanter os, at minimumsprisen starter på omkring $ 1.000. Dette prispoint gør det sandsynligvis en bedre indsats for virksomhedsvirksomheder, selvom der er masser af funktioner, der følger med M-Files for pengene.

Heldigvis kan du downloade en prøveversion af applikationen for at se, om M-Files passer godt til din virksomhed, før du forpligter dig til at købe.

Kunde service

Vores interaktion med kundeservicerepræsentanter var positive. De gav kendte og direkte svar på vores spørgsmål og var gennemsigtige med hensyn til prisfastsættelse. Da vi beskrev omfanget af vores hypotetiske små virksomhed og budget, var de ærlige i deres vurdering af, at deres program muligvis ikke passer til vores budget, men de hjalp stadig os og var glade for at demonstrere produktet for os alligevel.

Du kan nå repræsentanter via telefon, e-mail og live chat. Ud over disse kundesupportkanaler er M-Files vært for en omfattende vidensbase komplet med datablad, ofte stillede spørgsmål og guider. Webstedet er også vært for et fællesskabsforum, hvor du kan spørge andre brugere om problemer og løsninger.

Begrænsninger

M-Files er en hybrid af skyopbevaring og lokal opbevaring, hvilket betyder, at du kan få adgang til dine dokumenter fra næsten enhver internetforbundet enhed gennem en browser. Du skal dog stadig installere software og give tilladelse til enheden (og andre applikationer) for at genkende M-filer som et sted, du kan gemme dokumenter på.

Selvom grænsefladen ser velkendt ud, kan nogle aspekter, som f.eks. Det ikke kræves mapper, smide nogle brugere væk.

En anden facet af softwaren, der vil have en svag indlæringskurve, er, at M-Files katalogiserer flere metatags på et dokument for at kategorisere det. For at gøre dokumentet lettere at finde ved hjælp af M-Files 'søgemaskine skal du og dine medarbejdere dog tilføje dine egne specialiserede tags, især hvis din virksomhed beskæftiger sig med et stort antal dokumenter. Denne måde at arkivere kan tage lidt at vænne sig til dem, der er vant til traditionelle metoder til organisering af digitale dokumenter.

Klar til at vælge et dokumentstyringssystem? Her er en oversigt over vores komplette dækning:

• Dokumenthåndteringssystemer: En købervejledning
• Bedste dokumenthåndteringssoftware og systemer 2019
• Bedste billedstyringssystem til lave omkostninger
• Bedste dokumenthåndteringssystem til små virksomheder
• Bedste dokumentstyringssystem til samarbejde

Yderligere rapportering fra Chad Brooks og Andreas Rivera.