Bør Din Lille Virksomhed Købe Eller Leje En Digital Kopimaskine?

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

For virksomheder med stor efterspørgsel efter trykning og kopiering og store arbejdsgrupper er en laserprinter (eller digital kopimaskine) fornuftig. Disse enheder findes i en række modeller. High-end model laserprintere / kopimaskiner har en tendens til at være store på alle måder: De optager ofte betydelig gulvplads, understøtter en række papirstørrelser, håndterer høje udskriftsvolumener - og har ofte et stort prismærke, der matcher. Maskiner kan variere fra de lave tusinder til mere end $ 10.000.

For en enkeltperson eller en virksomhed kan det være en stor bid af budgettet at bryde ud. Og den oprindelige investering inkluderer ikke de løbende omkostninger ved en laserprinter, såsom tonerudskiftning og papir, heller ikke den uundgåelige vedligeholdelse og reparationer.

De høje prispunkter og de løbende vedligeholdelseskrav får mange små virksomheder til at overveje at leje deres laserprinter. I udskrivningsteknologiens verden kaldes leasing ofte "administrerede udskrivningstjenester", som inkluderer mange produkter og tjenester ud over selve printeren.

Leasing af en printer: Introduktion af administrerede udskrivningstjenester

Du kan leje en printer / kopimaskine i konventionel forstand, men i løbet af det sidste årti er ideen om leasing omdannet til, hvad industrieksperter omtaler som administrerede printtjenester. Administrerede udskrivningstjenester går ud over blot at leje for at se et holistisk syn på dine printerbehov. Ofte betyder dette, at leasingomkostningerne er bundet med omkostninger til vedligeholdelse og papir og toner, så virksomheder får en alt-i-en-pakke til deres lejekontrakt.

Big data og IoT har taget styrede udskrivningstjenester endnu længere. Data kan spore din udskriftsforbrug ned til afdelingsniveau. Afhængigt af producenten eller leverandøren kan administrerede udskrivningstjenester muligvis omfatte forsyninger, forebyggende vedligeholdelse, support på stedet, fakturering og brugssporing med mere. For organisationer med begrænset IT-båndbredde tilbyder en administreret serviceleasing en sti til strømlinet styring (og det er bare mindre besvær).

Typer af leasing af forretningsudstyr

Der er to hovedtyper af leasingkontrakter til forretningsudstyr: operationelle leasingkontrakter og kapitalkontrakter.

• Operationelle leasingkontrakter: De fleste virksomheder vælger operationelle leasingkontrakter, også kaldet leasingkontrakter til dagsværdi, fordi de tilbyder lavere månedlige betalinger end kapitalkontrakter. Når en virksomhed får en operationel lejekontrakt for en kopimaskine eller printer, er det hovedsageligt at leje udstyret, så aktivet aldrig bliver føjet til lejers balance. Når leasingkontrakten slutter, har lejeren mulighed for at købe kopimaskinen, men udkøbsomkostningerne beregnes af leasinggiveren baseret på aftalevilkår, afskrivning, slid, ny teknologi og markedets efterspørgsel. Generelt er operationelle lejekontrakter mest fornuftige for virksomheder, der ikke ønsker besværet med at eje en kopimaskine eller printer, og foretrækker at kontinuerligt leje nylige modeller i stedet.
• Kapitale leasingkontrakter: Nogle gange kaldet $ 1 buyout-leasingkontrakter, er kapitalkontrakter det mindre almindelige valg for virksomheder. Når en virksomhed får en kapitalforpagtning for et udstyr, er det mere som et lån på pengene end en leje på udstyret, så renter og hovedstol, der betales, går mod kopimaskinens omkostninger, og kopimaskinen fortsætter med at lejers balance. Den månedlige sats for en kapitalkontrakt er højere, fordi 100 procent af omkostningerne til udstyret finansieres. Imidlertid giver en kapitalleasing en fordel for lejere, der planlægger at til sidst købe, fordi udkøbsomkostningerne er fastlagt i kontrakten ved underskrivelsestidspunktet. Generelt er kapitalkontrakter mest fornuftige for virksomheder, der ønsker at købe og eje en printer eller kopimaskine uden at foretage hele købet på forhånd.

Redaktørens note: Leder du efter en digital kopimaskine til din virksomhed? Hvis du leder efter oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores søsterside, BuyerZone, til at give dig oplysninger fra leverandører gratis:

køberzone-widget

Fordele ved leasing

• At undgå forældelse: Leasingudstyr er en nem måde at undgå forældelse, hvilket er en stor bekymring for nogle virksomheder og en ikke-udstedelse for andre. Virksomheder, der kun kræver basale printere og kopimaskiner, påvirkes normalt mindre af forældelse end dem, der er afhængige af højt specialiserede printere med specifikke højteknologiske funktioner.
• Lave omkostningsomkostninger: Leasing giver ikke kun virksomheder mulighed for at skaffe printere med lave omkostningsomkostninger, det hjælper også med at bevare kredit. Mange små virksomheder har begrænset adgang til kredit og ønsker at undgå at bruge det når det er muligt; leasingudstyr er en måde at gøre det på.
• Intet besvær: Når et firma lejer printere, er der ingen videresalg eller bortskaffelse. Leasing er også praktisk, fordi de fleste udstyrsudbydere tilbyder vedligeholdelsesplaner, som kan inkluderes i selve lejekontrakten eller betales separat. Virksomheder med begrænset it-personale vælger ofte leasing til vedligeholdelsesformål alene.

Ulemper ved leasing

• Dyrere: Leasing af udstyr ville ikke være en forretning, hvis det ikke var rentabelt, og grunden til at det er rentabelt er fordi leasingtager betaler renter. Ved afslutningen af en leasingperiode vil de fleste lejere have betalt mere end den faktiske værdi af kopimaskinen. Selv i leje-til-egne scenarier, som f.eks. Med kapitalkontrakter, ender leasingtager / eventuel køber med at betale mere end markedsværdien for printeren. Ud over at betale mere for printerens faktiske omkostninger, betaler mange virksomheder for meget for vedligeholdelsesplaner. Når en vedligeholdelsesplan er inkluderet i lejekontrakten, der ikke opnås separat, betaler lejeren renter på kopimaskinen og på vedligeholdelsesplanen.
• Låst i en kontrakt: For små virksomheder, især startups, kan det være negativt at være låst i en printerlejekontrakt. Når virksomheder ændrer sig og vokser, udvikles deres trykbehov. En printer, som virksomheden lejede, da den kun havde 10 ansatte, er muligvis ikke tilstrækkelig til en 75-arbejdsplads. Tilsvarende overvurderer nogle små virksomhedsejere det, de har brug for i en printer eller kopimaskine, og ender med at leje fast for noget unødvendigt dyrt.

Fordele ved at købe

• Mindre dyre: Det er næsten altid billigere i det lange løb at købe en printer eller kopimaskine, end det er at lease en. Virksomheder, der ønsker at minimere det beløb, de betaler i renter for varer og tjenester, vælger normalt at købe over leasing.
• Inddriv investering: Selvom en printer er et værdiforringende aktiv, kan en brugt printer sælges, hvis det ikke længere er nødvendigt, mens en leaset printer ikke kan.
• Ingen kontrakter: Når en virksomhed køber en printer, er den ikke låst i en kontrakt med en tredjepartudbyder.
• Fleksibel vedligeholdelse: En leaset printer hører udlejerens ejendom, hvilket typisk betyder, at leasingtager ikke er kontraktligt tilladt at udføre nogen form for vedligeholdelse. Dette sætter lejeren nåde som udlejer når ting går i stykker. Når et firma ejer udstyr direkte, kan lederen eller ejeren øjeblikkeligt leje teknologien efter eget valg til at servicere virksomhedens printere uden tøven eller uden godkendelse.

Ulemper ved køb

• Startudgift: Omkostningerne ved at købe en printer direkte er for meget til nogle små virksomheder til at administrere. Virksomheder, der kræver meget specialiserede industrielle printere og kopimaskiner, lejer ofte snarere end at købe, fordi sådanne maskiner kan koste tusinder af dollars og er dyre at reparere ud af lommen.
• Udskiftningsomkostninger: Når en købt printer er forældet eller ikke længere fungerer korrekt, er det op til virksomheden, der ejer den at udskifte den. Denne type uventede omkostninger forbundet med slid (samt forældelse) er en stor bekymring for nogle virksomhedsejere.
• Konsistente standarder, der er sværere at vedligeholde: Virksomheder, der har flere filialer, vælger undertiden at leje udstyr, fordi det er lettere at opretholde de samme standarder på alle steder. Når købsmuligheder ikke er centraliserede, kan forskellige filialer ende med vildt forskellige udgifter og teknologiniveau.

Skattemæssige konsekvenser af leasing og køb

Der er skattemæssige konsekvenser for både køb og leasing af printere. Printere afskriver aktiver, som kan kræves på skatter, men mange udstyrsleasing kan også kræves. Både leasede og ejede printere falder ind under § 179-fradrag, når virksomheder indgiver skatter, så det er bedst at konsultere din virksomheds revisor, inden du træffer en endelig beslutning om, hvorvidt de skal købe eller lease.