Sådan Implementeres Et Elektronisk Sundhedsregistreringssystem

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-08-25 03:47

Sundhedsindustriens overgang fra papirregistre til elektroniske medicinske poster (EMR) har været en stenet, snoede vej. Mens elektroniske sundhedsregistre (EHR) -systemer har været bane for nogle sundhedsudbyders eksistenser, er deres implementering vigtig for at maksimere overskuddet og levere en moderne standard for pleje til dine patienter.

Færre faser af EMR-adoptionsrejsen er vanskeligere end implementeringsfasen. Denne fase er hvor de fleste problemer opstår, og hvor genveje senere kan føre til katastrofale problemer. En forkert EHR-implementering kan skade din indtægtscyklus i måneder, reducere patienttillid og skade dine forhold til andre sundhedsudbydere. Derudover kan en svigtende implementering muligvis medføre sanktioner fra den føderale regering, hvis din midlertidige registrering ikke overholder lovgivningsmæssige standarder.

Her er, hvordan du sikrer, at din medicinsk praksis undgår et krisescenarie, når du skifter til et nyt EPJ-system.

Redaktørens note: Hvis du har brug for hjælp til at vælge det EHR-system, der er rigtigt for dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor til at få vores søsterside, Køberzone, give dig oplysninger fra en række forskellige leverandører gratis

køberzone-widget

Trin til implementering

Det første trin i opsætningen af en ny EHR er at udføre en systemkonfiguration, som er vigtig for nøjagtigt at repræsentere oplysningerne om din medicinske praksis og dine patienters oplysninger inden for softwaren. Det betyder programmering på placeringen (e) for din praksis og de udbydere, der vil bruge systemet. Du skal også designe din praksis kliniske arbejdsgang, som inkluderer oprettelse af kliniske skabeloner. Skabeloner er påkrævet for at opfylde meningsfuld brug og standarder for lægemiddelkvalitetsrapportering, der er beskrevet i føderale forskrifter. Det er vigtigt at følge disse regler for at sikre, at din praksis ikke pålægges Medicare-betalingsbøder.

I systemkonfigurationsfasen bliver din EHR integreret med dit praksisstyringssystem (PM), hvis det ikke allerede er. Alle data, der er gemt i dit gamle system, migreres også til de nye i denne fase.

"En vigtig komponent i at få et komplet PM- og EHR-system på plads er at gennemføre en dataimport fra det gamle system til det nye system, " fortalte Adam Siegel, en EHR-konsulent, til Business News Daily i et tidligere interview. "Et nyt softwaresystem konverterer ikke automatisk patienter fra et system til et andet. Dette er en kompleks proces, der skal lettes af tekniske eksperter."

Tilmelding og legitimationsoplysning, som specificerer, hvordan du får betalt, afhænger til en vis grad af betalernes reaktionsevne. I bedste fald vil det ændre et par uger at skifte tilmelding af betaler fra et praksisstyringssystem til et andet, og i værste fald kan processen trække videre i et par måneder. Det er bydende nødvendigt, at du medtager nok tid i implementeringsprocessen, i tilfælde af tilmeldings- og påtegningstrin tager længere tid end forventet.

"Tilmelding og legitimationsoplysning er kritisk for nøjagtig og konsekvent betaling fra forsikringsselskaber, " sagde Siegel. "Processen kan udarbejdes afhængigt af betalers reaktionsevne og om fremgangsmåden er repræsenteret som en gruppe eller individuelle udbydere."

At få dette trin rigtigt er afgørende for at sikre en smidig drift for din fremtidige indtægtscyklusstyring, herunder modtagelse af nøjagtige, konsistente og rettidige betalinger fra forsikringsselskaber. Du vil stadig ikke ønske, at den skubber din "Go Live" -dato tilbage, hvilket vil hindre din medicinske praksis.

Selv den bedste software på markedet er nytteløs uden personale, der ved, hvordan de skal bruges korrekt. Uddannelse vil variere baseret på din praksis specifikke arbejdsgang, dine medarbejders forskellige roller og deres præferencer for, hvordan man engagerer sig med det nye system. Der er flere forskellige måder at bringe medarbejderne op på hurtigere, men nøglen er at begynde at træne en kort tid, før den nye EPJ går online, så medarbejderne beholder så meget af informationen som muligt.

"Træning udføres bedst inden for et par uger efter Go Live-datoen, " sagde Siegel. "Dette sikrer, at ny arbejdsgang og proces bliver frisk i medarbejdernes sind.… Personalet interagerer konstant med deres [praksisstyring] og EHR-systemer, og det er vigtigt, at de vedtager det nye system og ser efter måder at bruge det så effektivt på som muligt."

Uddannelsesmuligheder spænder fra selvhastig fjernundervisning, som er den mest overkommelige og enkleste, til on-site, instruktørledet træning, som er et omfattende personligt program. Selvhastig fjernundervisning involverer læsning af brugervejledninger og se instruktionsvideoer, som vil hjælpe dine medarbejdere med at lære det nye system. Selvfølgelig koster uddannelse på stedet mere, da en professionel integrator rejser til din praksis for at uddanne dit personale, men det vil sikre, at selv store medarbejdere får en-til-en gang med en erfaren instruktør, der kender ins og outs i det nye system. Siegel anbefalede at vælge mindre robuste løsninger til praksis med et mindre personale og gå med on-site træning til store praksis eller hospitaler.

Selv med den bedste planlægning kan der opstå problemer. EHR-software er kompleks og vidtrækkende, så vær klar til at engagere dig i fejlfinding og risikobegrænsning. Som Siegel udtrykker det, "Implementeringsprocessen som et grundlæggende princip involverer at stoppe indtægterne gennem en kanal og genstarte den gennem en anden."

Dette er naturligvis en delikat og risikabel ting at gøre. Her er et par forslag til at beskytte dig selv mod nogle af de potentielle problemer omkring implementering.

Vælg et system med en venlig brugergrænseflade: Ethvert EHR-system kan enten strømline eller hindre operationer i din medicinske praksis. For at sikre, at det nye system har den ønskede effekt, skal du sørge for, at brugergrænsefladen til det system, du vælger, er intuitivt og let at lære. Dette vil hjælpe med at gøre overgangen lettere for dit personale og øge effektiviteten af dit system, alt sammen uden at presse produktiviteten.

Inkluder dine medarbejdere i beslutningsprocessen: Den bedste måde at bestemme, hvor forberedt dit personale er på at tilpasse sig det nye system, er ved at inkludere dem i beslutningsprocessen. Finder de visse grænseflader venligere end andre? Hvordan ser deres foretrukne arbejdsgang ud? Hvilken slags træning ville de synes mest nyttige? Disse spørgsmål kan hjælpe dig med at vælge et system med dit personale i tankerne og vil gøre vedtagelsen af det nye system meget lettere for dem til sidst. At involvere hver af de forskellige afdelinger i din praksis under beslutningsprocessen giver uvurderlig indsigt, når du træffer et endeligt valg.

Integrer al software med dit nye PM / EHR-system: "Mange praksis bruger yderligere softwareprodukter til at give det fulde spektrum af løsninger, der er nødvendige for at køre en effektiv moderne medicinsk praksis, " sagde Siegel. "Dette starter med at integrere eventuelle yderligere systemer med den nye PM- og EHR-software. Produkter som aftalepåmindelsessystemer og grænseflader med lab- og billeddannelsessystemer er kritiske for at øve effektiviteten og bør ikke overses under konverteringsprocessen."

Evaluer din praksis ærligt, før implementeringen begynder: At give en ærlig og nøjagtig vurdering af din medicinske praksis aktuelle økonomi, arbejdsgang og kapaciteter er en væsentlig del af udformningen af en vellykket implementering. Gennem denne vurdering og under udviklingen af tydeligt angivne fremtidige mål, kan en praksisadministration mere effektivt indstille og spore målinger for succes for det nye system.

"En praksis skal have en klar forståelse af, hvordan deres komplette praksis vil fungere på det nye system, når de underskriver kontrakten og begynder implementeringsprocessen, " sagde Siegel.

Udbetalingen af et fuldt implementeret EHR-system

Ved afslutningen af implementeringsprocessen vil din praksis have et fuldt fungerende, moderne EHR-system, der forhåbentlig vil være en velsignelse for både kvaliteten af de sundhedsydelser, du leverer, og din praksis rentabilitet. De fleste praksis bliver nødt til at gennemgå implementering kun en eller to gange i hele deres liv, og hvis det gøres rigtigt, er fordelene ekstraordinære.

Nogle af fordelene, som din praksis bør indse, er:

• En mere optimeret daglig arbejdsgang og venligere brugeroplevelse
• Mere effektiv, rettidig og omfattende medicinsk behandling af patienter
• Mere komplet dokumentation af patientbesøg og leverede tjenester
• Større patienttilfredshed på grund af nedsatte ventetider og forenklet fakturering
• Mere effektiv planlægning og øgede aftaler samt reduktioner i no-shows og aflysninger
• Øgede indtægter og fordringer accepteret af betalere ved første indgivelse, samt en reduktion i mængden af aldrende konti, der skal tilgodeses i samlinger
• Forbedret forbindelse med laboratorier, hospitaler og specialister, der arbejder med din praksis

"Ved at visualisere en moderne medicinsk praksis og etablere de rigtige værktøjer til at styre den, kan en praksis sætte sig selv i en jordet position med systemoptimering og fremragende ydelser, der er klar til fremtidig vækst, " sagde Siegel.

Leder du efter et elektronisk journalsystem til din medicinske praksis? Se Business News Daily's bedste valg til EHR-systemer.